Чтобы предоставить рабочий день для прохождения диспансеризации:

• получите письменное заявление от работника;
• проверьте, имеет ли право данный работник на предоставление выходного дня (выходных дней) для прохождения диспансеризации в текущем году;
• согласуйте с учетом производственной возможности день (дни) отсутствия работника;
• оформите распорядительный акт (например, приказ). Законодательство этого не требует, однако Роструд рекомендует издать такой приказ, чтобы упорядочить документооборот организации и избежать разногласий с работниками и контролирующими органами (см. Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за январь 2019 года);
• ознакомьте с приказом работника и его непосредственного руководителя;
• передайте приказ в отдел кадров и бухгалтерию.

Рабочий день (дни) для прохождения диспансеризации оплатите в размере среднего заработка. Средний заработок рассчитайте в порядке, предусмотренном Положением о средней заработной плате. Также на этот период необходимо сохранить за сотрудником место работы. Данные обязанности установлены ч. 1 — 3 ст. 185.1 ТК РФ.

По мнению Минтруда России, средний заработок за время прохождения диспансеризации нужно выплатить одновременно с зарплатой. При этом средний заработок сохраняется из расчета 8-часового рабочего дня. Если его продолжительность больше 8 часов, оставшиеся часы работник должен отработать в последующий период с учетом соблюдения годовой нормы рабочего времени. В учетном периоде норма рабочего времени за каждый день отсутствия на работе уменьшается на 8 часов. При суммированном учете рабочего времени день (дни) прохождения диспансеризации не учитывается в нормах рабочего времени. В то же время ведомство указало: если работник проходит диспансеризацию в свой выходной день, средний заработок не сохраняется, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом РФ (Письма от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14195, от 25.09.2019 N 14-2/ООГ-6492, от 01.10.2020 N 14-2/ООГ-15552).

Для учреждений:

Все государственные (муниципальные) учреждения независимо от их типа обязаны заполнять табель учета использования рабочего времени по ф. 0504421

Отсутствие работника отразите в табеле учета рабочего времени. Буквенный и цифровой коды для данного случая нормативно не определены. Вы вправе самостоятельно установить формы первичных учетных документов, в том числе табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Если разработаны собственные формы, внесите в них дополнение. Если используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то утвердите форму с учетом нового кода (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 13.05.2019 N 77/10-14773-19-ОБ).

Например, для отражения в табеле дня (дней) для диспансеризации можно использовать буквенный код «Д» и цифровой «40».

Работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте обязанность работников представлять справки из медицинских организаций, чтобы подтвердить прохождение диспансеризации в день (дни) освобождения от работы (ч. 5 ст. 185.1 ТК РФ).

Если работодатель не предоставит работнику день (дни) для прохождения диспансеризации, то его могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

• должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 руб., дисквалификация на один — три года);
• организации-работодателю — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение — штраф от 50 000 до 70 000 руб.).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как предоставить и оплатить выходные дни для прохождения работниками диспансеризации (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}