Время — делу: поглотители и ловушки
Главные враги личной самоорганизации — ловушки и поглотители времени. В тайм-менеджменте их называют хронофагами. Это «болотца», в которые мы периодически попадаем.
Поглотители: что нас отвлекает?
Человек склонен в первую очередь делать то, что доставляет ему удовольствие. Чем интереснее дело, которым занят, тем незаметнее летит время. Кажется, что прошло всего ничего, а минуты уже стали часами.
Представьте: начало рабочего дня, в планах — доделать отчет, составить презентацию и отправить пару-тройку деловых писем. Утро начинается с чтения новостей. Потом появляется желание быстренько заглянуть в соцсети — интересно же, сколько лайков набрало вчерашнее фото. Ой, да там комментарии! Некогда, конечно, но надо ответить. Быстренько. А это что за пост? Ладно, потом изучу. Впрочем, глазами пробегу. И выскажу свое мнение. Кстати, пора пить чай. Чтобы лучше думалось. Итак, начинаем писать отчет. Но в голове появляется и скребется мысль о том, что в другой почтовый ящик тоже стоит заглянуть. Вдруг там что-то важное? Никогда ничего важного не приходило? Ну и что, может, сегодня пришло. Открою. Ну, подумаешь, пару минуточек. Ох, сколько спама. Нельзя оставлять! Непорядок! Сейчас удалю. А потом — отчет. Нет, отчет подождет. Лидочка из соседнего отдела попросила помочь с цифрами — бедняжка запуталась. Надо выручать — человек-то хороший. А потом — отчет. И другие дела… Потом…
Посмотрим на эту картину «вооруженным глазом» тайм-менеджера. И увидим за хлопотами — неэффективность и бездействие. Дело не двигается, хотя человек занят.
Сотруднику нужно сдавать отчет. Не читать соцсети. Не чистить почту. Не помогать Леночке. А сдавать отчет. Скучный отчет. Но это цель, и ее надо достигнуть. Зависание в Facebook или Instagram (Meta Platforms Inc. признана экстремистской организацией на территории РФ), выполнение чужой работы, удаление писем не помогут в подготовке отчета, а отодвинут время получения результата. Это — поглотители времени. У каждого они свои. В любом случае они мешают достижению цели, вынуждая или соблазняя разбазаривать силы.
Ловушки: что нас затягивает?
Ловушки, в отличие от поглотителей, создают видимость движения к цели. Но на деле они тормозят это движение, поскольку происходит неэффективное расходование сил.
Снова обратимся к примеру с отчетом. В процессе его подготовки требуется изучить какой-то вопрос. Вы находите пару тематических статей в Интернете, получаете необходимую информацию. Однако поиск затягивает — и вы перелопачиваете другие материалы, убеждаясь снова и снова, что все пишут одно и то же, но остановиться не можете. Формально вы работаете над отчетом. На деле — зря тратите время. Это ловушка-«топтушка» (от «топтаться на месте»). Итальянский экономист Вильфредо Парето рассчитал, что 80% конечного результата достигается за счет 20% затраченного времени и усилий, остальные 20% результата требуют 80% усилий (см. схему).
|
20% усилий |
80% результата |
|
|
80% усилий |
20% результата |
«Топтушка» — это как раз трата огромного количества сил на незначительные улучшения.
Другой вид ловушек – «сам-самычи». Приведем пример из жизни.
Владелец коммерческого журнала задумал сделать справочник «игроков» рекламного рынка с указанием перечня услуг и цен. Редактор взялся за выполнение работы лично. Он сидел допоздна в офисе, обзванивая профильные организации, записывал, уточнял, рисовал таблицы. И очень удивился, когда сей титанический труд был весьма скромно оплачен.
— Почему? — обратился он к владельцу журнала. — Я старался, пахал как конь…
— Я тебя просил это делать? — удивился тот. — Твоя задача — не «пахать как конь», а «править упряжкой» — давать поручения сотрудникам. Работа по сбору информации неквалифицированная, она стоит именно столько.
Ловушки-«сам-самычи» — ситуации, когда человек выполняет ненужную или неважную работу. Постановка ложной цели, неправильное планирование, неумение делегировать полномочия — все это порождает такие ловушки.
Одна из задач тайм-менеджмента — научить, как избежать хронофагов или свести их количество к минимуму.
Отдых — дело хорошее
Начнем с того, что время, использованное на 100% эффективно, — такой же миф, как 100%-ный КПД. Отвлекаться придется, бесполезные траты времени будут. Задача тайм-менеджмента — эти траты уменьшить и грамотно распределить ресурс.
Любая работа предполагает наличие отдыха от нее. Поясним это притчей о двух соревнующихся лесорубах. Первый без устали стучал топором и с удовольствием слышал, что его коллега время от времени умолкает. Каково же было удивление первого, когда он узнал, что проиграл соревнование!
— Почему? — обратился он к победителю. — Я ведь работал без остановки!
— А я останавливался, чтобы набраться сил и наточить топор, — ответил тот.
Примечание. Одна из задач тайм-менеджмента — научить эффективно сочетать работу и отдых.
Отдыхом может быть либо безделье, либо переключение на другую деятельность. Идеален второй вариант. Сидячая работа, например, хорошо чередуется с физическими упражнениями. Напряженный умственный труд может быть разбавлен решением легких задачек. И так далее. Важна система — то есть правильное чередование. И одна из задач тайм-менеджмента — научить эффективно сочетать работу и отдых. Существует множество приемов планирования перерывов. Все они основаны на «заслуженности» отдыха: хорошо поработал — можно и отдохнуть. На определенный период времени человек намечает выполнение определенного задания. Стремление уложиться в срок, во-первых, работает на самодисциплину, во-вторых, помогает сосредоточиться на одной задаче, в-третьих, порождает азарт. Соотношение времени труда и отдыха подбирается опытным путем. Наиболее привычна школьная классика: академический час работы (45 минут) + 15 минут отдыха, под которым скорее понимается переключение на другую деятельность.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс