- Желательно понимать, какие бизнес-процессы выполняет каждый из сотрудников, работая удаленно, и что ему для этого необходимо. Например, если компания занимается торговлей — необходим доступ к складской программе. Если вы используете «1С», наверняка программисты могут предложить какие-либо решения. Без этого работа либо невозможна, либо крайне малоэффективна. Менеджер не может только общаться с клиентами, а заказом заниматься кто-то другой, у кого есть доступ к программе.
- Не усложняйте! Не стоит заказывать воду в бутылках на дом для сотрудников, если, по словам продавца, это «поднимет им настроение». Лучше проведите опрос, что (как считают сами сотрудники) им необходимо, а далее самостоятельно сделайте выводы, что из перечисленного действительно нужно предоставить, а что отнести к «хотелкам» сотрудников.
- Не пытайтесь выжать сотрудника «досуха». Людям будет сложно привыкнуть к удаленной работе. Им будет не хватать общения, привычной обстановки, появится ряд отвлекающих факторов. Какое-то количество рабочего времени, скорее всего, уйдет на нерабочие дела. Смиритесь с этим.
- Ставьте цели, опираясь на желаемый конечный результат, а не на процесс. Никому не интересно, сколько времени человек звонил. Интересно, удалось ли в результате заключить сделку. Научитесь четко описывать цели в соответствии с критериями SMART — четко, измеримо, актуально, реалистично, привязано ко времени. Научите этому и ваших сотрудников, это упростит работу и снизит количество ошибок.
- Не попадайтесь в ловушку гиперконтроля. Руководители, которые думают только о том, как бы организовать корпоративное мероприятие для «сплочения команды», зачастую напрасно тратят время. Вынужденная дистанционная работа — это время, когда сотруднику выдаются определенное задание на день и полномочия, а потом с него требуется отчет. Все остальное, что не является обязательным, желательно вычеркнуть.
- Создавайте понятные инструкции, в том числе в видеоформате. Сейчас есть множество способов это сделать, к примеру, с помощью технологий захвата экрана, видеосъемки на мобильный телефон и т.д. Вместо того чтобы 10 раз объяснять разным сотрудникам одно и то же, дайте задание тому, кто может это сделать, написать или создать понятную пошаговую инструкцию, и далее высылайте ссылку на нее. Тем самым вы сэкономите как свое время, так и время сотрудников.
- Если для вас важно, чтобы сотрудники общались, — создайте для этого специальный чат, или используйте другие технические средства общения. Регламентируйте правила общения в общем чате. Что можно, а что — нет. Демократия обычно порождает ощущение вседозволенности. Вряд ли вы хотите прочитать, что думают некоторые сотрудники о вас и вашем стиле руководства. Заранее пропишите правила, и тогда не придется предпринимать корректирующие действия.
- Обеспечьте обратную связь. Чем раньше руководство узнает о проблеме, тем легче и дешевле ее исправить. Если вы будете сильно ругать людей за то, что у них что-то не получается (а в условиях резкой смены обстановки ошибки будут случаться чаще), обратная связь начнет доходить до вас с задержкой. Поэтому оговорите правила игры в новых условиях.
- Помните о том, что когда человек испытывает стресс, он чаще нуждается в одобрении со стороны руководства. Проводите короткие собрания по мере необходимости. Они не должны длиться дольше, чем это реально необходимо. Если собрания можно заменить письменным общением — сделайте это, оставив время один раз в неделю для созвона с помощью видеосвязи, где вы сможете лично пообщаться с теми, с кем необходимо. Если распространить это правило по большой организации, то каждому руководителю не придется говорить более чем с 10 — 15 сотрудниками и времени это займет не очень много, а пользу принесет значительную.
- Пользуйтесь индивидуальным подходом к каждому сотруднику. Если вы распределили ответственность внутри команды, вы сможете удерживать в памяти основную информацию, которую надо знать про каждого из них. Если это сложно — создайте «шпаргалку». Важно, чтобы она не попала в руки ваших сотрудников — вряд ли им понравится читать «досье» на себя. Одного нужно поддержать, другого — похвалить, третьего — покритиковать. Это зависит от ситуации, не надо ругать никого просто так, «чтобы лучше работали», им и так тяжело.
- Оговорите время, когда происходят те или иные активности. Например, если у вас «пятиминутка» в начале рабочего дня — желательно сразу прописать, что будет с нарушителями. Если ничего — то их будет все больше и больше. Но наказание не должно быть слишком жестким. Например, опоздавший будет обязан прочитать протокол совещания и выслать ответ через какое-либо средство связи (заранее оговоренное).
- Не злоупотребляйте слежкой без необходимости. Современные программы позволяют отслеживать, что ваш сотрудник набирает на клавиатуре, отходит ли он от компьютера и т.д. Но, применяя подобные методы работы, вы делаете акцент не на тот результат, который должен быть достигнут, а на процесс. Поэтому вы получите очень послушных, но малоэффективных работников. Лучше сразу оговорить, что вы ожидаете от каждого из них и как они должны об этом отчитываться, когда и в какой форме. Не забывайте проверять эти отчеты. Если необходимо, поручите это кому-нибудь из сотрудников, у кого есть для этого подходящие компетенции, но окончательный контроль оставьте лично за собой.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс