Если наименование отдела отражено в трудовых договорах, то при его переименовании меняется условие трудовых договоров о месте работы работников (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 72 ТК РФ).
Так, если переименование отдела происходит по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, то допускается его переименование по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
Таким образом, если наименование отдела указано в трудовых договорах работников и его переименование не связано с изменением организационных или технологических условий труда, то оно возможно по соглашению сторон, для чего необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое название отдела.
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в общем случае заключается в письменной форме. Конкретной формы соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора законодательство не устанавливает. Как правило, в данном соглашении излагаются дополнительные условия (ч. 2 ст. 22.1, ст. ст. 22.3, 72, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.10.2021 N 14-6/ООГ-9680).
В случае если наименование отдела указано в трудовых договорах работников и его переименование связано с изменением организационных или технологических условий труда, то о предстоящих изменениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в установленном порядке не позднее чем за 2 месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 2 ст. 74, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Если изменения вносятся по соглашению сторон, предупреждать работников за два месяца и ждать истечения этого срока не надо.
Основанием для переименования отдела в обоих случаях является приказ работодателя, с которым необходимо ознакомить работников (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Если название отдела указано в трудовом договоре, то соответствующая информация вносится в трудовую книжку работника (при ее ведении) (ч. 3, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее — Порядок N 320н), п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
Так, при заполнении сведений о работе в трудовых книжках в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся наименование, дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.
При этом Порядок N 320н не предусматривает конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с переименованием отдела. Полагаем, что форма и порядок внесения записи о переименовании отдела аналогичны форме и порядку внесения записи о переименовании организации (п. п. 10, 13 Порядка N 320н).
Таким образом, отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается, к примеру, следующая запись: «Отдел по работе с клиентами с __________(дата) переименован в Отдел по работе с ключевыми клиентами». В графе 4 проставляется основание переименования — номер и дата приказа работодателя об изменении штатного расписания. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
Вместе с тем, согласно позиции Верховного Суда РФ, даже в случае преобразования обособленного структурного подразделения юридического лица в филиал без изменения трудовой функции работников требования вносить запись в трудовую книжку действующее законодательство не содержит (вопрос 26 в Постановлении Президиума Верховного Суда РФ от 23.11.2005).
Кроме того, если условие о наименовании отдела включено в трудовой договор, то при его изменении организации следует внести соответствующую информацию в сведения о трудовой деятельности работника, а также представить в СФР сведения о трудовой деятельности в составе единой формы сведений (подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1), указав кадровое мероприятие «Перевод», не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают переименование отдела (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 8, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. п. 1.4, 1.12, 4.4 Порядка заполнения единой формы ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п, вопрос 6 Информации ПФР).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс