Неинтересные задачи, рутина, тягостные обязательства, которые не хочется, но надо выполнять, присущи любой работе. Типичная реакция на них — отложить в долгий ящик — приводит к тому, что мы больше думаем о неприятных обязанностях, чем действуем, и из-за этого отодвигаем другие, более вдохновляющие задачи. Между тем есть только один способ избавиться от тягостных дел — побыстрее их завершить.
Несложные дела, которые мы по каким-то причинам не хотим выполнять и мысли о которых отнимают драгоценное время, в тайм-менеджменте называются делами-«лягушками». Эти земноводные редко вызывают приятные эмоции, прикасаться к ним совсем не хочется. Так и рабочие задачи: мелкие, неприятные, регулярно возникающие, они портят настроение, приводят в уныние и вызывают желание отложить их выполнение на неопределенный срок.
Здесь и проявляется негативный эффект дел-«лягушек». Мы постоянно возвращаемся к мысли о том, что раздражающее дело не сделано, наша эффективность снижается, за день мы выполняем меньший объем работы, чем запланировали. Да и число таких «лягушек» растет: одна задача, на выполнение которой раньше можно было потратить десять минут, превращается в «снежный ком», для ликвидации которого потребуются часы.
Справиться с неприятной рутиной поможет метод «съесть лягушку на завтрак». Если ввести его в распорядок дня, можно выполнять намного больше задач и получать от этого удовлетворение, а не раздражение. Как же это сделать?
Сортируем дела-«лягушки»
Прежде всего надо определить, какие именно дела относятся к этой категории. Основных признаков здесь несколько:
- дело имеет высокую или среднюю степень важности, но вызывает отрицательные эмоции;
- мы сопротивляемся и не хотим действовать — передвигаем выполнение задачи на следующий день или вообще игнорируем ее;
- на завершение дела требуется немного времени, в действительности (если не принимать во внимание эмоции) оно не слишком сложное;
- мысли о том, что дело не завершено, отнимают энергию и силы;
- невыполнение задачи мы оправдываем тем, что не успели из-за других неотложных дел.
На практике в эту категорию попадает множество рабочих и бытовых задач: звонок неприятному контрагенту, посещение органа власти (например, налоговой инспекции), общение с вышестоящим руководством, совещание с подчиненными, проверка отчетности, наведение порядка в компьютерных файлах или электронной почте, оплата счетов, уборка в квартире, пришивание оторванной пуговицы… Согласитесь, к таким делам трудно отнестись с энтузиазмом и вдохновением.
Но выделить их из общего объема задач все же надо. Это позволит составить свой личный список дел-«лягушек», который затем должен быть структурирован по какому-либо критерию (степень важности, срочности, «неприятности», масштаб задачи и пр.).
Вот как, к примеру, можно рассортировать дела по степени важности. Наиболее приоритетные задачи, невыполнение которых приведет к серьезным негативным последствиям, а выполнение — к позитивному результату, относятся к категории «А» (ставятся пометки «А1», «А2», «А3»). Остальные дела распределяются по категориям «Б» (нет серьезных последствий), «В» (можно перепоручить другому), «Г» (можно не делать и вычеркнуть из списка). В первую очередь нужно решить задачу «А1». Пока не завершены дела из первой группы, переходить к категориям «Б», «В» нельзя.
Аналогичным образом дела сортируются по степени неприятности: начинать нужно с самой раздражающей из запланированных задач.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Статья: Как завершать дела-«лягушки»? (Соколова Г.А.) («Руководитель автономного учреждения», 2019, N 10) {КонсультантПлюс}