Результаты инвентаризации имущества (активов) и обязательств оформите в документах инвентаризации: инвентаризационных описях, сличительных ведомостях, актах о результатах инвентаризации. В этих документах отразите данные о фактическом наличии объектов инвентаризации и о результатах сопоставления их с данными регистров бухгалтерского учета (п. 22 Общих требований к инвентаризации).
Проведение и результаты инвентаризации в учреждении оформите документально по формам, приведенным в Приложениях к Приказам Минфина России от 30.03.2015 N 52н, от 15.04.2021 N 61н (Методические рекомендации по инвентаризации).
Если в них нет необходимых унифицированных форм, вы можете использовать другие установленные формы или разработать формы самостоятельно. Для этого утвердите их в учетной политике (пп. «г» п. 9 Федерального стандарта N 274н).
К документам инвентаризации приобщите, в частности (п. 30 Общих требований к инвентаризации, Методические рекомендации по инвентаризации):
- акты обмеров (замеров), расчеты, иные акты;
- представленные ответственными лицами расписки, пояснения (объяснения), в том числе по всем фактам выявленных отклонений, включая пересортицу (если указанные документы оформляются на бумаге).
Если по результатам инвентаризации выявлено расхождение между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета, комиссия осуществляет квалификацию отклонений — определяет наличие (п. 23 Общих требований к инвентаризации):
- излишков, недостач;
- имущества (активов), утраченного и (или) испорченного (поврежденного) в пределах естественной убыли, сверх или при отсутствии норм естественной убыли;
- имущества, выбывшего из владения, пользования и распоряжения вследствие гибели (уничтожения), в том числе помимо воли владельца;
- объектов, непригодных для дальнейшего использования по целевому назначению в случае полной (частичной) утраты потребительских свойств, в том числе физического (морального) износа, иных объектов, не соответствующих критериям активов или обязательств;
- оснований для реклассификации объектов, признания сомнительной дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию задолженности, списания обязательств;
- объектов, по которым выявлены признаки обесценения;
- пересортицы объектов инвентаризации.
В документах инвентаризации комиссия отражает выявленные в ходе инвентаризации (п. 24 Общих требований к инвентаризации):
- условия списания объектов инвентаризации с бухгалтерского (бюджетного) учета, например утрата (снижение) будущих экономических выгод и (или) полезного потенциала в связи с физическим и (или) моральным износом, нарушением условий содержания (эксплуатации), авариями, стихийными бедствиями, длительным неиспользованием имущества. Согласно порядку проведения инвентаризации комиссия рассматривает вопрос целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества, возможности и эффективности его восстановления, возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов;
- основания для возмещения недостачи (ущерба);
- условия признания просроченной дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию;
- обязательства, которые не востребованы кредитором в течение срока исковой давности;
- документально подтвержденные основания для признания в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов инвентаризации при выявлении излишков, отражения выбытия объектов инвентаризации при недостаче или корректировки бухгалтерских данных при пересортице;
- документально подтвержденные основания изменения стоимостных оценок объектов инвентаризации.
На основании полученных результатов составьте заключение комиссии и отразите его в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях, актах о результатах инвентаризации). Если излишки и (или) недостачи не выявлены, это также укажите в заключении комиссии (п. 25 Общих требований к инвентаризации).
Комиссия на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) при наличии расхождений оформляет ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней она отражает (Приложение N 5 к Приказу N 52н):
- расхождения между показателями по данным учета и данными инвентаризации;
- информацию об объектах, которые не соответствуют условиям признания активов в целях бухгалтерского (бюджетного) учета.
На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) комиссия составляет акт о результатах инвентаризации по ф. 0504835 или ф. 0510463 (Приложение N 5 к Приказу N 52н, п. 64.79 Методических указаний N 61н).
При формировании этого акта результаты инвентаризации определяйте с учетом документов, на основании которых осуществлялось движение материальных ценностей в период между датой, на которую проводится инвентаризация, и датой начала инвентаризации. Например, если дата начала инвентаризации 7 октября, а дата, на которую она проводится, — 1 октября, нужно учесть документы о движении матценностей в период с 1 по 7 октября (Методические рекомендации по инвентаризации).
Результаты проведенной инвентаризации наличных денежных средств комиссия оформляет актом о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Он составляется по данным инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088) (п. 53 Методических указаний N 61н).
При необходимости по результатам инвентаризации руководитель учреждения издает приказ (распоряжение).
Результаты инвентаризации в части выявленных отклонений отражайте в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности (ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 82 Федерального стандарта N 256н, п. 26 Общих требований к инвентаризации):
- в отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация;
- последним календарным днем отчетного периода, за который формируется отчетность, в целях обеспечения достоверности данных которой проводилась инвентаризация.
Каковы особенности оформления инвентаризации с 1 января 2025 г.
При оформлении результатов инвентаризации используйте в том числе такие формы (п. 2 Приказа Минфина России от 30.10.2023 N 174н, п. п. 64.104, 64.109, 64.115, 64.123, 64.129 Методических указаний N 61н):
- инвентаризационную опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464). Применяйте ее, чтобы отразить результаты инвентаризации остатков денежных средств на счетах, открытых учреждению в подразделениях Банка России, кредитных организациях, и лицевых счетах, открытых в ТОФК, финорганах субъектов РФ (муниципальных образований);
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465). Используйте ее для отражения результатов инвентаризации БСО, которые учтены в составе материальных запасов на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы», забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», и денежных документов, учтенных на счете 0 201 35 000 «Денежные документы»;
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466). Отражайте в ней результаты инвентаризации объектов нефинансовых активов: основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов (кроме БСО, учтенных на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы»), вложений в нефинансовые активы (в том числе объектов незавершенного строительства), биологических активов, прав пользования нематериальными активами, имущества государственной и муниципальной казны;
- инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0510467). Используйте ее для отражения результатов инвентаризации наличных денег в кассе учреждения;
- инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468). Применяйте ее, чтобы отразить результаты инвентаризации расчетов по доходам (поступлениям) учреждения, которые учтены на балансовых счетах 0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», а также на забалансовых счетах 04 «Сомнительная задолженность», 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».
Неотъемлемая часть инвентаризационных описей — расписка. Ответственное лицо оформляет ее до начала инвентаризации (п. 4 Методических указаний N 61н).
Обратите внимание: при ведении бюджетного учета уполномоченными организациями в рамках полномочий, переданных им по решению Правительства РФ, перечисленные формы применяются с 1 января 2024 г. (п. 2 Приказа Минфина России от 30.10.2023 N 174н).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс