Когда утвердить
График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку ТК РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В текущем году дата выпадает на воскресенье, поэтому лучше успеть до 15 декабря включительно.
При подготовке графика следует заложить дополнительное время, чтобы учесть мнение профсоюза, если он есть в компании.
Как составить
Некоторые сотрудники имеют право на отдых в удобное для них время, например родители трех и более детей в возрасте до 18 лет, пока младший из них не достиг 14 лет. Пожелания этих работников по датам учитывать обязательно.
Отметим: Минтруд разъяснил, что таким многодетным сотрудникам необязательно давать отпуск в первые полгода работы.
Можно учесть пожелания и остальных сотрудников, даже если у них нет привилегии брать отпуск по своему усмотрению.
Отпуск можно предоставлять в любые дни, в том числе и в выходные, пояснил Роструд. Одна из частей отдыха должна быть не меньше 14 календарных дней.
Минтруд не советует чрезмерно дробить отпуск. Работник в таком случае не сможет полноценно отдохнуть.
При составлении графика следует учитывать праздники. Напомним, что они не входят в число календарных дней отпуска.
Как оформить
Издавать приказы о подготовке графика отпусков и о его утверждении необязательно, но с их помощью получится решить сопутствующие вопросы.
Сам график можно составить по форме Т-7 либо разработать свою и закрепить ее в локальном акте.
Как ознакомить с графиком сотрудников
В законе нет способов ознакомления персонала с графиком. Можно использовать лист произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.
Даже если сотрудник отказался знакомиться с документом, он все равно должен его соблюдать, пояснил Роструд.
Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.
График отпусков в бюджетных организациях
Учреждения и органы власти обычно составляют, утверждают график отпусков и знакомят с ним сотрудников так же, как и коммерческие компании.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс