Почему нужно знакомить работников с графиком отпусков
График отпусков является локальным нормативным актом. А значит, вам нужно знакомить работников с ним под подпись, как и с другими локальными нормативными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью. Это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Такой позиции придерживается и Роструд в Письме от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Внимание! Есть мнение, что график не является локальным нормативным актом, а значит, с ним можно не знакомить работников под подпись. Тем не менее, такая позиция не подтверждается законом. Поскольку Роструд высказался иначе, в случае неознакомления работников с графиком отпусков у вас возможны риски.
Для учреждений:
Ваш учредитель может установить специальные требования по оформлению внутренних документов (например, использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования.
Как заполнить лист ознакомления с графиком отпусков
Форма и порядок заполнения листа ознакомления с графиком отпусков нормативно не предусмотрены. Можете составить его в произвольной форме, как приложение к графику отпусков или в виде отдельного документа. Если у вас получается несколько отдельных листов, их лучше прошить, оформив журналом (например, чтобы не потерять), или сразу вместо них завести отдельный журнал ознакомления. В листе (журнале) ознакомления рекомендуем указать, на какой год составлен график отпусков, дату утверждения или реквизиты приказа, которым он утвержден (если издавали такой приказ), и включить, в частности, следующие графы:
- Ф.И.О. работника;
- должность и структурное подразделение (при наличии);
- подпись работника;
- дата ознакомления.
Кроме того, удобно предусмотреть в листе (журнале) ознакомления графу для внесения сведений о том, что работник уведомлен о времени начала ежегодного отпуска под подпись.
Можете включить в лист (журнал) ознакомления с графиком отпусков и другие графы при необходимости. Например, можете предусмотреть графу «Примечания». В ней можно делать отметки, в частности, о том, что работник отказался знакомиться с графиком отпусков под подпись.
Установлен ли законом срок ознакомления работников с графиком отпусков
Нет, законом не установлен срок для ознакомления работников с графиком отпусков. Вы можете конкретизировать срок ознакомления с графиком отпусков сами, в частности, в приказе об утверждении графика отпусков или в положении об отпусках с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Рекомендуем это сделать до начала календарного года, на который составлен и утвержден этот график. Ознакомление позже указанного срока может быть расценено контролирующими органами как нарушение и повлечь для вас риски.
Устанавливая такой срок, учитывайте численность ваших работников. Если их много, то не предусматривайте слишком короткий срок, иначе его сложно будет соблюсти. Например, можно указать, что работников нужно ознакомить с графиком отпусков в течение семи рабочих дней после его утверждения. А тех, кто в этот период отсутствует на работе (в частности, по причине отпуска, болезни), — в день выхода на работу.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс