В какой срок нужно ознакомить работников с графиком работы
Это зависит от того, в каком документе зафиксирован график работы. Так, при приеме на работу с графиком знакомят при подписании трудового договора либо до его подписания, если график прописан в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
Если график работы меняете в одностороннем порядке из-за изменения организационных и технологических условий труда, то с новым графиком знакомьте работника минимум за два месяца, указывая его в уведомлении о предстоящих изменениях (ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ).
Срок ознакомления с графиком сменности — обычно минимум за месяц до введения его в действие. А с графиком работы на вахте — минимум за два месяца до его введения (ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 ТК РФ).
Какие документы об ознакомлении работников с графиком работы нужно оформить
Это зависит, в частности, от того, в каком документе зафиксирован график. Если в трудовом договоре, то, подписав его, работник подтвердит в том числе и ознакомление с графиком (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Если график работника зафиксирован в правилах внутреннего трудового распорядка, нужно, чтобы работник был с ними ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). На практике используют разные способы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка (например, оформляют лист ознакомления). Оформите тот документ, который у вас предусмотрен для данного случая, а подпись работника об ознакомлении с правилами подтвердит и ознакомление с графиком.
Когда меняете график работы в одностороннем порядке из-за изменения организационных и технологических условий труда, оформите уведомление, указав в нем информацию по новому графику (ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ).
Когда график оформлен отдельным документом (например, график сменности, скользящий или гибкий график), тоже рекомендуем знакомить работников с ним под подпись, чтобы в случае спора вы могли подтвердить, что довели график работы до сведения работников и они знают дату выхода на работу. На практике в основном применяют два способа оформления ознакомления работников с такими графиками. Работники могут расписываться непосредственно в самом графике работы, что актуально, когда работников немного. Для этого внизу графика сделайте специальную графу для ознакомления. В ней обычно указывают: Ф.И.О., должность работника, его подпись и дату ознакомления.
Другой вариант — оформить отдельный лист ознакомления как приложение к графику. Такой способ ознакомления удобен, если работников много. Составьте его в произвольной форме, нормативно установленной нет. Включите в него реквизиты графика работы, а также предусмотрите, в частности, следующие графы: Ф.И.О., должность, структурное подразделение, подпись, дата ознакомления.
Что делать, если работник отказывается от ознакомления с графиком работы
Порядок оформления отказа работника от ознакомления с графиком работы нормативно не урегулирован. В такой ситуации советуем вам озвучить работнику график работы (документ об изменении графика работы, например, уведомление) при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Форма такого акта произвольная (нормативной нет).
Можете также направить его по почте с уведомлением о вручении. Такие действия будут подтверждать, что вы предприняли все меры для надлежащего уведомления работника.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс