Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).
Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).
Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).
Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:
|
Номер статьи Перечня N 236 |
Документы |
Срок хранения |
|
Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок |
Постоянно |
|
|
Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта |
До ликвидации организации |
|
|
Государственные и муниципальные контракты |
Пять лет. После истечения этого срока экспертно-проверочная комиссия может отобрать контракты на постоянное хранение. Исчисляйте этот срок со дня истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему |
|
|
Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка) |
Пять лет |
|
|
Планы-графики |
Три года. Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237) |
|
|
Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) |
||
|
Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы) |
||
|
Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) |
||
|
Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы) |
||
|
Журналы регистрации заявок на участие в закупке |
||
|
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками |
||
|
Переписка по осуществлению закупок |
Важно! Перечень N 236 применяется ко всем документам, делопроизводство по которым закончено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до этой даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
{Готовое решение: Какой срок установлен для хранения документов о закупках по Закону N 44-ФЗ (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}}