Как правило, непосредственный руководитель работника готовит представление о поощрении. Затем издается приказ о поощрении. Вы можете не просто издать приказ о поощрении работника. Дополнительно вы вправе, например, оформить благодарность на специальном бланке или на отдельной именной табличке.
Запись о поощрении нужно внести в трудовую книжку (в случае ее ведения) (п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Не нужно вносить сведения о награждении в электронную трудовую книжку. Указание информации о любом виде награждения в сведениях о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1) нормативно не предусмотрено. Это следует, в частности, из ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 4, 43 Порядка заполнения ЕФС-1, подраздела 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1
Как составить представление о поощрении работника
Представление о поощрении работника — необязательный документ. Но его, как правило, используют, чтобы дополнительно обосновать поощрение работника. Кроме того, на основании такого представления рекомендовано составлять приказы о поощрении по формам N N Т-11 и Т-11а.
На наш взгляд, достаточно, если представление составит непосредственный руководитель работника. Форма представления произвольная. В представлении о поощрении помимо данных работника желательно указать вид поощрения, дать характеристику на работника.
Например, на практике пишут характеристику на работника для награждения его почетной грамотой (применения иного поощрения). То есть не просто предлагают наградить конкретного работника определенным образом, но и обосновывают, что он это заслужил, — подробно указывают информацию, например, о его стаже работы в организации, трудовых достижениях, отношении к работе (трудовой дисциплине), деловых и личностных качествах. Такие сведения можно указать в представлении о поощрении, а не составлять по отдельности, к примеру, ходатайство о награждении, характеристику на работника.
Такой подход можно использовать, если специальные требования не предусмотрены в вашем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Если такой локальный нормативный акт есть, руководствуйтесь им. Это следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ.
Как составить приказ о поощрении работника
Как правило, на практике используются приказы по форме N Т-11 (если нужно поощрить одного работника), а также по форме N Т-11а (для поощрения нескольких работников). Но вы можете также использовать собственную форму приказа.
Как заполнить приказ о поощрении по форме N Т-11
Для заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11 руководствуйтесь Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник.
Если поощрение не денежное, допускается исключить реквизит «в сумме ____ руб. ____ коп.».
После подписания такого приказа у руководителя организации (другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.
Как заполнить приказ о поощрении по форме N Т-11а
Для заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11а руководствуйтесь Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Заполняйте его по тем же правилам, что и приказ по форме N Т-11. Только в отличие от этой формы в форме N Т-11а отсутствует реквизит «в сумме ____ руб. ____ коп.» и, соответственно, нечего исключать из формы.
Какие формулировки мотивов поощрения используют в приказе о поощрении
Формулировки мотивов поощрения для составления приказа законом не установлены. Предлагаем вам использовать следующие формулировки: «за добросовестный эффективный труд», «за добросовестное исполнение трудовых обязанностей». Они упоминаются в ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ. Также можно использовать формулировку «награждение за успехи в работе», которая содержится в п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Вы можете более конкретно сформулировать мотив поощрения, указав, в чем именно состояло достижение работника (например, перевыполнение на 50% плана работы на I квартал 2020 г., вклад в развитие продуктовой линейки и т.д.).
Обратите внимание, что конкретные трудовые достижения, за которые предусмотрены поощрения, могут быть описаны в вашем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Обязательно сверьтесь с ним.
Как оформить запись о поощрении в трудовой книжке
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Поощрение работников (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}