Ваш учредитель может установить специальные требования по оформлению внутренних документов (например, использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования.
Чаще всего поручение обязанностей работника, уходящего в ежегодный отпуск, оформляют как совмещение профессий (должностей) или путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для этого рекомендуем заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ, п. 5 Приложения N 3 к Письму Роструда от 14.12.2016 N 1313-ПР).
Также на практике издают приказ о возложении обязанностей отсутствующего работника на другого работника на период его ежегодного отпуска.
Вносить в трудовую книжку (если ведете бумажную форму), а также в сведения о трудовой деятельности работника информацию о такой дополнительной работе не нужно, поскольку нормативно это не предусмотрено.
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору о возложении на работника обязанностей другого работника на время его ежегодного отпуска в письменной форме. Рекомендуем указать в нем, в частности:
- содержание, объем работы и как она будет осуществляться (путем совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ). Если у вас есть должностная инструкция и работник будет исполнять обязанности работника, находящегося в ежегодном отпуске, в полном объеме, то вам достаточно сделать на нее ссылку в дополнительном соглашении. С должностной инструкцией рекомендуем ознакомить работника, которому поручаете дополнительную работу, под подпись. Такие выводы следуют из абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 2, 3 ст. 60.2 ТК РФ;
- условие о выполнении работы в течение рабочего дня (смены) работника (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ);
- срок выполнения дополнительной работы (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Вы можете указать любой срок, в течение которого работник согласен выполнять обязанности отсутствующего работника;
- размер доплаты за дополнительную работу по исполнению обязанностей отсутствующего работника. Устанавливая размер доплаты, исходите из содержания и (или) объема этой работы (ст. 151 ТК РФ).
Также рекомендуем прописать порядок досрочного прекращения дополнительной работы. Как вы можете досрочно отменить поручение о выполнении такой работы, так и работник имеет право досрочно отказаться ее выполнять. Для этого нужно уведомить другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).
Составьте приказ о возложении на работника обязанностей отсутствующего работника на время его ежегодного отпуска в произвольной форме (нормативно утвержденной нет). Рекомендуем указать в приказе, в частности:
- причину издания приказа — в связи с отсутствием на работе работника, находящегося в ежегодном отпуске;
- должность и Ф.И.О. работника, на которого возлагаете обязанности отсутствующего работника;
- условие о том, что работник выполняет дополнительную работу по исполнению обязанностей временно отсутствующего работника наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, в течение установленного ему рабочего дня (смены). Укажите, как будет осуществляться дополнительная работа (путем совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ);
- размер доплаты согласно дополнительному соглашению к трудовому договору о возложении обязанностей на время ежегодного отпуска работника;
- срок возложения на работника обязанностей отсутствующего работника;
- поручения ответственным работникам (например, бухгалтеру — произвести доплату за дополнительную работу).
Рекомендуем под подпись ознакомить с приказом работника, на которого временно возлагаете обязанности отсутствующего работника, а также тех, кому в приказе даете поручения.
Для того чтобы оформить совмещение на период ежегодного отпуска работника, рекомендуем заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору о возложении на него обязанностей отсутствующего работника, издать соответствующий приказ. В трудовую книжку (если ведете бумажную форму), а также в сведения о трудовой деятельности работника запись о совмещении вносить не нужно, нормативно это не предусмотрено. Совмещение заключается в том, что вы поручаете работнику с его письменного согласия дополнительную работу по другой должности (профессии), которую он будет выполнять наряду с работой, определенной его трудовым договором (ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Внимание! Вы можете встретить мнение, что оформить совмещение можно только по вакантной должности, а если должность не вакантна, то возможно лишь временное замещение. Но это мнение ошибочное. Закон не содержит таких положений, а также не предусматривает понятия «временное замещение». Вы можете оформить совмещение как по вакантной должности, так и, например, по должности работника, который ушел в ежегодный отпуск, на период этого отпуска. Это следует из ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как на работника возложить обязанности временно отсутствующего работника на период его ежегодного отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}