Направленному в командировку работнику оплачивайте расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе автомобильным транспортом (кроме такси) (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках, п. п. 1, 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, Письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802, от 10.10.2019 N 02-07-05/78059).
Расходы на услуги такси возмещайте только в том случае, если они произведены с вашего разрешения или ведома.
Если ваше учреждение произвело расходы в рамках приносящей доход деятельности и они подтверждены документально, вы можете их учесть как при исчислении налога на прибыль в бюджетном или автономном учреждении, так и при УСН в автономном учреждении (Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).
В целях налога на прибыль командировочные расходы учреждения на авиа- и железнодорожные билеты, электронные билеты на автобус, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включайте в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).
В бюджетном или автономном учреждении в рамках приносящей доход деятельности командировочные расходы на авиа- и железнодорожные билеты, электронные билеты на автобус вы можете отнести в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.04.2015 N 03-03-06/1/25283).
В целях учета расходов на приобретение авиа- и железнодорожных билетов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учреждение должно подтвердить потребление услуги перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника (Письма Минфина России от 22.01.2024 N 03-03-06/1/4227, от 09.01.2024 N 03-03-05/217, от 23.09.2022 N 03-03-07/94615).
В доход работника, облагаемый НДФЛ, не включайте фактически произведенные и документально подтвержденные целевые командировочные расходы на проезд до места назначения и обратно (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.02.2020 N 03-04-06/13853).
Не облагайте страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также на страхование от несчастных случаев фактически произведенные целевые расходы на оплату авиа- и железнодорожных билетов, электронных билетов на автобус (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минфина России от 26.02.2020 N 03-04-06/13853).
Стоимость услуги по выбору места в салоне самолета не облагайте НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, если затраты на оплату этих услуг отнесете к расходам, связанным со служебными командировками, и они будут подтверждены документально (Письмо Минфина России от 27.12.2019 N 03-04-00/102629).
Проезд облагайте НДФЛ и взносами, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (например, когда даты билетов и даты командировки не совпадают) (Письма Минфина России от 05.10.2022 N 03-04-05/96040, от 14.02.2022 N 03-04-06/9883 (п. п. 1, 2), от 21.10.2020 N 03-15-06/91634, от 23.09.2020 N 03-15-06/83264, от 06.12.2019 N 03-04-06/94974, от 22.02.2019 N 03-04-06/11746, Письмо ФНС России от 11.05.2018 N БС-4-11/8968).
Однако если работник остался в месте командировки на выходные или нерабочие праздничные дни (или выехал к месту командировки в такие дни), то компенсацию стоимости проезда облагать НДФЛ не нужно (Письма Минфина России от 05.10.2022 N 03-04-05/96040, от 21.10.2020 N 03-15-06/91634, от 22.02.2019 N 03-04-06/11746).
НДС по расходам на электронные (бумажные) билеты на автобус, авиа- и железнодорожные билеты при проезде работника в командировке принимайте к вычету в рамках облагаемой НДС деятельности на основании данных этих билетов, но при условии, что сумма налога в билете (маршрут/квитанции) будет выделена в отдельной строке (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.02.2016 N 03-07-11/11033).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс