Как продавцу оформить и выставить счет-фактуру при получении аванса

При получении предоплаты вы как продавец должны выставить счет-фактуру покупателю (п. 3 ст. 168 НК РФ). Ниже рассмотрим порядок его оформления.

1. В «шапке» счета-фактуры на аванс отразите следующие данные (п. п. 1, 4 Правил заполнения счета-фактуры):
   • в строке 1 укажите номер и дату счета-фактуры на аванс;
   • в строке 1а поставьте прочерк. В ней отражаются данные об исправлении счета-фактуры;
   • в строках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б укажите наименование (полное или сокращенное), адрес, ИНН и КПП свои и покупателя. Чтобы верно указать данные, можно обратиться к сервису, размещенному на сайте ФНС России https://egrul.nalog.ru/;
   • в строках 3 и 4 проставьте прочерки;
   • в строке 5 отразите реквизиты платежных документов о перечислении предоплаты;
   • в строке 7 — наименование валюты и ее цифровой код согласно Общероссийскому классификатору валют;
   • в строке 8 укажите идентификатор госконтракта, договора (соглашения), если вы получили аванс в его рамках. В остальных случаях в строке поставьте прочерк или не заполняйте ее (Письмо Минфина России от 08.09.2017 N 03-07-09/57870).
2. В табличной части счета-фактуры на аванс отразите (п. п. 2 — 4 Правил заполнения счета-фактуры):
   • в графе 1 — наименование товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в счет поставки которых вы получили предоплату;
   • в графе 7 укажите соответствующую расчетную ставку: 10/110 или 20/120 (п. 4 ст. 164 НК РФ);
   • в графе 8 — сумму НДС с аванса. Налог укажите без округления, то есть в рублях и копейках (долларах и центах либо в другой валюте);
   • в графе 9 — сумму полученного аванса;
   • в остальных графах 2 — 6 и 10 — 11 проставьте прочерки.

Подписываются авансовые счета-фактуры в том же порядке, что и отгрузочные.

Авансовый счет-фактуру составьте в двух экземплярах — для себя и покупателя. Свой экземпляр зарегистрируйте в книге продаж, а второй экземпляр выставите покупателю, он зарегистрирует его в книге покупок (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, п. п. 3, 17 Правил ведения книги продаж, п. 21 Правил ведения книги покупок).

Как нумеровать счета-фактуры на аванс

Нумерация счетов-фактур на аванс ведется в общем хронологическом порядке вместе с остальными видами счетов-фактур (пп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, пп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, Письмо Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427).

Если вы ошибетесь в нумерации авансовых счетов-фактур, то каких-либо негативных последствий у вас не будет, поскольку ответственность за это не предусмотрена.

Чтобы визуально сразу можно было отличить авансовый счет-фактуру от остальных, вы можете добавить в нумерацию дополнительный реквизит — цифровой или буквенный индекс. Например, индекс «АВ». Это не препятствует покупателю получить вычет по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193).

Какой датой нужно оформлять счет-фактуру на аванс

Дата авансового счета-фактуры имеет значение для срока его выставления. Он должен быть оформлен не позднее пяти календарных дней с даты получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Сделать это можно и в день поступления аванса. Дата проставляется в строке 1 счета-фактуры.

Как указать платежный документ в счете-фактуре на аванс

При получении предоплаты в денежной форме в строке 5 авансового счета-фактуры укажите номер и дату платежного документа о ее перечислении. Если аванс был перечислен несколькими платежными документами, то отразите реквизиты каждого из них (пп. 3 п. 5.1 ст. 169 НК РФ, пп. «з» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, Письмо Минфина России от 28.03.2007 N 03-02-07/1-140).

При этом, если авансов было несколько, рекомендуем:

• включать в один счет-фактуру только те, которые получены в течение пяти календарных дней, чтобы не нарушать срок выставления счета-фактуры (п. 3 ст. 168 НК РФ);
• для каждого случая проверять, чтобы в один счет-фактуру не попали авансы, полученные в разных кварталах. Иначе операции, по которым налоговая база должна определяться в текущем квартале, могут попасть у вас в книгу продаж и в декларацию за следующий квартал. Такие действия инспекция может посчитать занижением налоговой базы по НДС в текущем квартале (ст. 163, п. 4 ст. 166, пп. 2 п. 1 ст. 167 НК РФ).

При указании платежного поручения его номер можно сократить до трех последних цифр при условии, что они отличны от «000» (Письмо Минфина России от 19.09.2014 N 03-07-09/46986). Если вы используете наличный расчет, то укажите номер и дату кассового чека.

При получении предоплаты в неденежной форме в строке 5 авансового счета-фактуры поставьте прочерк (пп. «з» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Как указать в авансовом счете-фактуре наименование товара, работ, услуг, имущественных прав

Наименование товара (работ, услуг, имущественных прав) отразите в графе 1 авансового счета-фактуры согласно вашему договору с покупателем (пп. 4 п. 5.1 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, Письма Минфина России от 11.02.2021 N 03-07-09/9089, от 06.03.2009 N 03-07-15/39).

Вы можете не делать подробного описания, главное, чтобы из формулировки было понятно, за что перечислена предоплата. Иначе есть риск, что ваш покупатель не сможет заявить вычет НДС по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ). Дополнительно в графе 1 авансового счета-фактуры вы можете отразить реквизиты договора, в счет которого перечислена предоплата, а также указать, что это аванс. Например, офисные стулья по договору от 08.10.2018 N 20П (аванс).

При оформлении авансового счета-фактуры на товар наименование укажите из договора, спецификации (заявки) к нему. Если покупатель перечислил предоплату в целом под ассортимент продукции и конкретная спецификация (заявка) будет составлена после оплаты, можно указать обобщенное наименование товаров: нефтепродукты, канцелярские товары, кондитерские изделия и т.д. (Письмо Минфина России от 26.07.2011 N 03-07-09/22).

При оформлении авансового счета-фактуры на работы, услуги, имущественные права их описание также укажите из договора или спецификации (заявки) к нему. Подробно можно не расписывать, главное, чтобы их можно было идентифицировать. Например, услуги по маркетинговому исследованию рынка продовольственных товаров по договору от 06.08.2018 N 56-АС/РА (аванс).

При одновременном оформлении авансового счета-фактуры на товары и работы (услуги, имущественные права) нужно отразить и наименование товаров, и описание работ (услуг, имущественных прав). Например, если наряду с поставкой товаров вы должны в счет аванса оказать покупателю услуги. Это следует из Письма Минфина России от 06.03.2009 N 03-07-15/39.

Если реализация товаров (работ, услуг, имущественных прав), в счет которых получен аванс, облагается НДС по разным ставкам, то нужно выделить их в отдельные позиции и по каждому проставить ставку и сумму налога. Либо вписать в графу 1 обобщенное наименование и указать максимальную ставку — 20/120. Такой подход следует из Письма Минфина России от 06.03.2009 N 03-07-15/39.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как продавцу оформить и выставить счет-фактуру при получении аванса (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}