График сменности составьте в произвольной форме (нормативно утвержденной нет).
Удобно составлять график сменности в виде таблицы.
Если у вас есть коллективный договор, можно сделать график сменности приложением к нему (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). Но учтите, вам это может быть не очень удобно, если часто меняете график сменности.
Если вы относитесь к числу микропредприятий или являетесь некоммерческой организацией, соответствующей условиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ, и отказались от принятия локальных нормативных актов (включая график сменности), тогда закрепите график сменной работы конкретного работника в трудовом договоре. Составить его нужно по типовой форме (ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).
Какую информацию указывать в графике сменности, законом не определено. По мнению Роструда, в графике сменности нужно указывать (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2021 г.):
- максимальное количество смен;
- продолжительность рабочего времени в течение смены (начало и окончание смены);
- перерывы для отдыха и питания;
- порядок чередования смен;
- ежедневный (междусменный) и еженедельный отдых.
Дополнительно приведите в графике иную нужную вам информацию.
Дополнительно вы можете конкретизировать, в какие смены работают работники. Например, это важно, если в трудовом договоре работника конкретная смена не закреплена за ним (например, I или II, утренняя или вечерняя). Тогда укажите Ф.И.О. и должность работника напротив конкретной смены.
Кроме того, отразите в графике сменности информацию об ознакомлении с ним. В частности, если работники расписываются в отдельных листах ознакомления, в графике укажите реквизиты этих листов. Если расписываются в самом графике — предусмотрите в нем специальные графы для подписи и даты ознакомления.
График сменности храните пять лет. Исключение — график сменности работников с вредными и (или) опасными условиями труда. Его храните 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 1 января 2003 г., или 75 лет, если до этой даты. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором закончился график. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
При отсутствии графика сменности, в частности, возможны следующие риски:
- административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за отсутствие графика сменности, если в организации установлен сменный режим рабочего времени, либо любое нарушение порядка составления графика сменности, например, если вы не учтете мнение профсоюза при его наличии в организации;
- административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ — за нарушение правил хранения графика сменности в организации.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс