Если командировка связана с производством, реализацией, то командировочные расходы относятся в налоговом учете к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Но если командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные расходы безопаснее отнести на его первоначальную стоимость, так как по общему правилу все расходы, связанные с приобретением основных средств (кроме НДС и акцизов), учитываются в их первоначальной стоимости (п. 1 ст. 257 НК РФ).
Точно так же рекомендуем относить командировочные расходы на стоимость материально-производственных запасов, если командировка была связана с их приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).
В то же время из Письма УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826 следует, что командировочные расходы не увеличивают стоимость основного средства, а относятся к прочим расходам.
Если вы хотите отнести командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств или МПЗ, на прочие расходы, то лучше сначала уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.
Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):
- приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
- утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.
К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.
Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).
Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.01.2022 N 03-03-06/1/2338).
В то же время не нужно подтверждать документами факт траты суточных и безотчетных сумм (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711). Нужно подтвердить лишь расчет их размера, например, справкой бухгалтера. Размер и порядок выплаты суточных и безотчетных сумм должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).
Срок пребывания работника в командировке
Вам необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в служебной командировке (Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).
Такой срок определяется (п. 7 Положения о служебных командировках):
- по проездным документам. Если работник едет в командировку на своем или служебном автомобиле, срок командировки определяется по служебной записке работника с приложенными путевыми листами, счетами, квитанциями или иными документами, которые подтверждают маршрут следования;
- если проездных документов нет — по документам о найме жилого помещения в месте командировки;
- если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья — по документам, в которых есть отметки принимающей стороны, куда был направлен работник, о дате прибытия и выезда работника.
В каком размере признаются командировочные расходы
Командировочные расходы в общем случае не нормируются. Поэтому такие расходы учитываются в том размере, который установлен вашим коллективным договором или локальным нормативным актом, при условии, что расходы были связаны с деятельностью организации и подтверждены документами (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Исключение — выплаты работнику по акту Президента РФ и (или) Правительства РФ в виде безотчетных сумм для возмещения его дополнительных расходов, которые связаны с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Данные выплаты учитываются в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в такой командировке (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс