Для защиты персональных данных работников создайте комплект следующих основных документов:
- приказ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных работников (п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных). Вы можете назначить любого работника вашего учреждения, например специалиста отдела по управлению персоналом. Главное, чтобы этот работник смог выполнять обязанности, перечисленные в ч. 4 ст. 22.1 Закона о персональных данных.
Например, он должен доводить до сведения работников положения законодательства о персональных данных, а также ваших локальных актов об обработке персональных данных (п. 2 ч. 4 ст. 22.1 Закона о персональных данных);
- положение о защите персональных данных работников учреждения или иной локальный нормативный акт, регулирующий порядок хранения, использования, обработки таких данных (ст. 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
Проверьте, возможно, для вашего учреждения уже утвержден такой локальный нормативный акт. Например, если вы подведомственны Роспотребнадзору, руководствуйтесь Положением об обработке и защите персональных данных в Роспотребнадзоре. Также есть Политика в области обработки и защиты персональных данных в ФБУ РФЦСЭ при Минюсте России;
- приказ об утверждении перечня лиц, имеющих доступ к персональным данным работников учреждения. Такой приказ следует издать во исполнение требований абз. 6 ст. 88 ТК РФ.
Рекомендуем у всех этих лиц взять письменное обязательство о неразглашении (соблюдении конфиденциальности) персональных данных с учетом абз. 4 ст. 88 ТК РФ, ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных;
- дополнительные документы, обязательные для вашего учреждения.
Например, если ваше учреждение подведомственно Рособразованию, вам нужно дополнительно издать приказ о создании комиссии по защите персональных данных и ряд других документов, перечисленных в Приложении 2 к Письму Рособразования от 22.10.2009 N 17-187.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс