Как сообщить кандидату об отказе в приеме на работу
Об отказе в приеме на работу вы можете сообщить соискателю устно: при личной встрече после окончания собеседования или по телефону.
Если он обратился к вам с письменным требованием, то вы обязаны сообщить причину отказа в письменной форме в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
Как правильно сформулировать причину отказа в приеме на работу
Каких-либо правил формулирования причин отказа в приеме на работу законом не установлено.
Однако, чтобы избежать судебных споров о правомерности отказа или снизить их вероятность, вам нужно обосновать свое решение. При обосновании учтите требования закона в отношении отдельных категорий соискателей:
- если соискатель относится к числу граждан, прием которых на работу законодательно запрещен или ограничен, в отказе укажите соответствующую норму закона.
Например, при отказе в приеме на работу по профессии водитель соискателю, которому по медицинским показаниям запрещено управлять транспортным средством, сошлитесь на ч. 2 ст. 328 ТК РФ, а при отказе несовершеннолетнему соискателю в приеме на работу на должность агента по снабжению, которая предусматривает достижение работником возраста 18 лет и заключение с ним договора о полной материальной ответственности, — на ч. 1 ст. 244 ТК РФ;
- если соискатель не относится к категории граждан, прием на работу которых прямо запрещен или ограничен законом, при составлении отказа сошлитесь исключительно на отсутствие у него необходимых деловых качеств. Только в этом случае отказ будет обоснован (ч. 1, 2 ст. 64 ТК РФ).
Например, в отказе вы можете сослаться на отсутствие у соискателя необходимого стажа работы, соответствующего образования или квалификации для приема на вакантную должность.
Рекомендуем отразить квалификационные требования к должности в локальных нормативных документах (например, должностной инструкции). В таком случае вы сможете обосновать свой отказ;
- если соискатель не относится к числу граждан, прием на работу которых прямо запрещен или ограничен законом, и отказ не связан с деловыми качествами работника, а вызван иными объективными причинами (недискриминационного характера), в отказе укажите их. Например, вы можете сослаться на то, что в организации в настоящее время нет свободных вакансий по должности, на которую претендует кандидат, либо что нет необходимости срочно заполнять имеющиеся вакантные должности. Это позволит избежать риска того, что отказ признают необоснованным, если соискатель решит обжаловать его в суде (ч. 5, 6 ст. 64 ТК РФ).
Как оформить письменный отказ в приеме на работу
Официально утвержденной формы отказа в приеме на работу нет, поэтому вы вправе разработать ее самостоятельно.
При оформлении отказа рекомендуем соблюдать следующую процедуру.
- составьте письмо об отказе на официальном бланке организации.
Подробнее о том, как сформулировать причину отказа, рассказывали выше;
- подпишите письмо об отказе.
Если работодатель — индивидуальный предприниматель, он подписывает документ сам (ч. 4 ст. 20, ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
Когда работодателем выступает организация, отказ может подписать ее руководитель или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ), которому право приема и увольнения работников передано на основании доверенности в соответствии с уставными документами, локальными нормативными актами организации. Таким должностным лицом может быть заместитель директора, руководитель службы персонала;
- зарегистрируйте письмо об отказе кандидату.
Это можно сделать, например, в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Помимо реквизитов письма и сведений об исполнителе (должность, Ф.И.О.) в соответствующей графе журнала укажите способ направления ответа соискателю («передан лично», «направлен по почте заказным письмом») и дату направления.
В случае судебного спора выписка из журнала станет дополнительным доказательством того, что вы подготовили письменный ответ кандидату с обоснованием причин отказа в приеме на работу, как предусмотрено ч. 5 ст. 64 ТК РФ;
- передайте (направьте) отказ соискателю.
Вам нужно сделать это в течение семи рабочих дней со дня предъявления соискателем соответствующего письменного требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Каков порядок отказа в приеме на работу (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}