Работодатель обязан по заявлению работника (в том числе бывшего работника) предоставить копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Порядок предоставления документов, связанных с работой, и их копий зависит в том числе от порядка осуществления документооборота.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из ведущейся работодателем трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ).
В этом случае работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):
- в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
- в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Кроме того, в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
При этом необходимо учитывать, что из формулировки ст. 62 ТК РФ, предусматривающей обязанность выдать копию приказа об увольнении с работы в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а также судебной практики следует, что право на получение копий документов, связанных с работой, имеют как действующие, так и бывшие работники организации.
Так, суды приходят к выводу, что по смыслу ст. 62 ТК РФ правом получения копий документов, связанных с работой, по заявлению также обладают и работники, с которыми трудовой договор был расторгнут. Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 N 88-5249/2020, Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
При этом необходимо учитывать срок хранения кадровых документов в организации (разд. 8 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, разд. 4 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).
Таким образом, в ТК РФ закреплены безусловное право работника на основании заявления требовать от работодателя представления копий документов, связанных с работой, а также безусловная обязанность работодателя такие копии работнику представить, не требуя от работника подтверждения необходимости получения этих документов (Апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу N 33-39765/2019, 2-432/2019).
По нашему мнению, условие локального нормативного акта организации о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются работникам только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие копии, ухудшает положение работников данной организации по сравнению с ТК РФ и, следовательно, такое условие неправомерно (ч. 1, 4 ст. 8 ТК РФ, Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 15.06.2011 по делу N 33-4017/2011).
При выдаче на бумажном носителе копий документов, связанных с работой, можно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (далее — Указ N 9779-X).
Организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс