Как использовать проверочные листы Роструда при самопроверке
Вы можете использовать проверочные листы, формы которых утверждены Приказом Роструда от 01.02.2022 N 20. В них содержатся списки контрольных вопросов, касающихся обязательных требований в разных сферах трудовых отношений (например, соблюдение порядка оформления приема на работу, соблюдение общих требований по установлению и выплате зарплаты).
Каждый раз при внутреннем контроле сначала определите, какие проверочные листы вам нужны, поскольку их очень много. Например, можете составить план самопроверки, указав в нем номера конкретных Приложений к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20, в которых приведены формы проверочных листов. Отвечайте на все вопросы листа, с которым работаете, проверьте по ним каждого работника. Чтобы не распечатывать много проверочных листов, можете отвечать на вопросы в электронном виде, в частности оформив таблицу в программе Excel (пример приводим ниже).
Есть три варианта ответа: «да» (вы выполнили требование закона), «нет» (у вас есть нарушение, и его по возможности нужно исправить), «неприменимо» (ситуация из вопроса не имеет отношения к вам или работнику).
Как использовать интернет-сервис «Электронный инспектор» для проведения внутреннего контроля (самоконтроля)
Для использования сервиса «Электронный инспектор» при проведении внутреннего контроля перейдите по адресу: https://онлайнинспекция.рф/inspector. Выберите предмет проверки (например, оплата труда) и интересующий вас вопрос (например, проверка правомерности и порядка удержаний из заработной платы). Сервис предложит вам перечень документов, которые понадобятся при онлайн-проверке (например, трудовой договор, приказ об удержании), подготовьте их. Вы можете указать условное название компании, сервис это допускает. Далее отвечайте на предлагаемые вопросы онлайн. Если по вашим ответам система зафиксирует нарушения — это будет отражено в акте проверки. Он не является официальным документом и не повлечет для вас негативных последствий (например, штраф за нарушение). Вам могут предложить рекомендации по устранению допущенных нарушений и образцы необходимых документов (Методические рекомендации из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ, Письмо Роструда от 31.08.2020 N 1470-4-3). Следующую проверку можете начать сразу же. Проверку проводите по каждому работнику отдельно.
Отметим, что регистрация на сервисе сейчас не обязательна, достаточно указать название организации (можно даже условное). При желании вы можете зарегистрировать свой рабочий кабинет. Но учтите, что тогда информация о вас будет доступна оператору сервиса «Электронный инспектор», а это уполномоченное подразделение Роструда.
Поскольку «Электронный инспектор» — автоматическая система, полагаем, есть вероятность, что при самопроверке будут учтены не все нюансы оформления трудовых отношений именно в вашей организации. В связи с этим не стоит полностью полагаться на результаты самоконтроля, полученные данным способом.
Какими документами оформить результаты внутренней проверки (самоконтроля) соблюдения трудового законодательства
Перечень таких документов нормативно не установлен. Вы можете определить их сами, например в положении о внутренней проверке (самоконтроле) соблюдения трудового законодательства. Можете использовать как предлагаемую Рострудом форму «Сведений о результатах мероприятий внутреннего трудового контроля», так и предусмотреть другие документы (например, протокол проведения внутренней проверки).
Полагаем, что выявленные вами нарушения достаточно будет отразить в предложенной выше таблице. Отдельным приказом вы можете обязать конкретных работников исправить эти нарушения (например, дать соответствующие поручения специалисту по кадрам, бухгалтеру).
Например, если выявили, что на ваших экземплярах трудовых договоров работники не поставили подпись о получении своих экземпляров — зафиксируйте это нарушение в таблице по каждому работнику. Затем поручите ответственному за оформление кадровых документов (например, специалисту по кадрам) попросить работников поставить подписи на ваших экземплярах договоров о получении ими своих экземпляров, пояснив им, что это требование ч. 1 ст. 67 ТК РФ. А при отказе работников поставить подпись — составить об этом акт.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс