Работодателю важно соблюдать требования к хранению и обработке персональных данных. Однако судебная практика показывает, что большинство нарушений возникают из-за незнания особенностей исполнения этих требований. Рассмотрим наиболее интересные вопросы, касающиеся работы с персональными данными.
Вопрос: Можно ли хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) в личном деле работника? Если нет, какие риски возникают для учреждения в случае хранения копий? У учреждения есть положение о защите персональных данных (ПД), в котором в том числе урегулированы вопросы их хранения, и заявление работника о хранении ПД.
Порядок ведения личного дела работника действующим законодательством не установлен. В то же время, по мнению Роструда,, работодатель вправе хранить в личном деле работника копии его документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) при соблюдении следующих условий.
- Кадровая служба получила от работника согласие на хранение и обработку ПД (ст. 88 ТК РФ).
По мнению Роструда (онлайнинспекция.рф, вопрос N 156210 от 27.10.2021), поскольку нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен, хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т.д. сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.
Свою позицию Роструд обосновывает тем, что согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме этого субъекта.
- Персональные данные сотрудника обрабатываются исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
- Объем ПД, указанных в копиях документов, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки (ч. 5 ст. 5 Закона о персональных данных). При определении объема и содержания обрабатываемых ПД работника учреждение должно руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).
Однако Роскомнадзор придерживается другой точки зрения. Данное ведомство, а за ним и суды признают, что хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельств о заключении брака, рождении ребенка превышает объем обрабатываемых ПД работника, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Подобный вывод сделан и в Постановлениях ФАС СКО от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу N А53-10287/2013. Судьи считают, что для обработки ПД работников достаточно сверить представленные данные с оригиналами.
К сведению. Роскомнадзор — уполномоченный федеральный орган исполнительной власти по защите прав субъектов персональных данных (см. Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 N 228).
Таким образом, если принять во внимание позицию Роскомнадзора и судов, риск привлечения бюджетного учреждения к административной ответственности все же возникает. В связи с этим учреждению нужно самому решить, целесообразно ли вкладывать в личные дела работников копии их документов.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс