Особенности обработки персональных данных сотрудников - Компания «АПИ»

Особенности обработки персональных данных сотрудников

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.

Нет КонсультантПлюс? Закажите пробный доступ и читайте документ.

Вы также сможете попробовать все возможности системы!

Работодателю важно соблюдать требования к хранению и обработке персональных данных. Однако судебная практика показывает, что большинство нарушений возникают из-за незнания особенностей исполнения этих требований. Рассмотрим наиболее интересные вопросы, касающиеся работы с персональными данными.

Вопрос: Можно ли хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) в личном деле работника? Если нет, какие риски возникают для учреждения в случае хранения копий? У учреждения есть положение о защите персональных данных (ПД), в котором в том числе урегулированы вопросы их хранения, и заявление работника о хранении ПД.

Порядок ведения личного дела работника действующим законодательством не установлен. В то же время, по мнению Роструда,, работодатель вправе хранить в личном деле работника копии его документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) при соблюдении следующих условий.

  1. Кадровая служба получила от работника согласие на хранение и обработку ПД (ст. 88 ТК РФ).

По мнению Роструда (онлайнинспекция.рф, вопрос N 156210 от 27.10.2021), поскольку нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен, хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т.д. сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

Свою позицию Роструд обосновывает тем, что согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме этого субъекта.

  1. Персональные данные сотрудника обрабатываются исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
  2. Объем ПД, указанных в копиях документов, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки (ч. 5 ст. 5 Закона о персональных данных). При определении объема и содержания обрабатываемых ПД работника учреждение должно руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Однако Роскомнадзор придерживается другой точки зрения. Данное ведомство, а за ним и суды признают, что хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельств о заключении брака, рождении ребенка превышает объем обрабатываемых ПД работника, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. Подобный вывод сделан и в Постановлениях ФАС СКО от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу N А53-10287/2013. Судьи считают, что для обработки ПД работников достаточно сверить представленные данные с оригиналами.

 

К сведению. Роскомнадзор — уполномоченный федеральный орган исполнительной власти по защите прав субъектов персональных данных (см. Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 N 228).

Таким образом, если принять во внимание позицию Роскомнадзора и судов, риск привлечения бюджетного учреждения к административной ответственности все же возникает. В связи с этим учреждению нужно самому решить, целесообразно ли вкладывать в личные дела работников копии их документов.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Статья: Особенности обработки персональных данных сотрудников (Иванова И.Е.) («Руководитель бюджетной организации», 2022, N 6) {КонсультантПлюс}

Мы Вам перезвоним

    Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав дерево.

    Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс




      Вы получите 3 вебинара из цикла «А после работы я...»:

      1. ...пациент по ОМС
      2. ...потенциальный пенсионер
      3. ...пациент платной клиники

      Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав дерево.

      Откликнуться на вакансию




        Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав автомобиль.
        Ваше резюме (по желанию)

        Заказать бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс
        [contact-form-7 404 "Не найдено"]
        Обратная связь

          Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав ключ.

          Протестируйте КонсультантПлюс

            Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав звезду.

            Получите пробный доступ к КонсультантПлюс

              Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав ключ.

              Получите подарок от АПИ

                Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав сердце.

                Узнать о СПЕЦПРЕДЛОЖЕНИИ на покупку системы КонсультантПлюс

                  Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав ключ.

                  Чтобы получить прейскурант по почте,
                  заполните форму и нажмите кнопку «Отправить».

                    Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав грузовик.

                    Заказать подборку по данной теме

                      Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав дом.

                      Регистрация на конкурс

                      Заказать видео
                      [contact-form-7 404 "Не найдено"]
                      Записаться на мероприятие

                        Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав сердце.

                        Записаться на курс

                          Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав ключ.

                          Записаться на курс

                            Выберите курс

                            Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав сердце.

                            Заказать пакет

                              Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав дерево.

                              Узнать о предложении для организаций

                                Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав грузовик.

                                Узнать подробнее о курсах

                                  Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав дом.

                                  Заказать абонемент

                                    Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав сердце.

                                    Заказать документ

                                      Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав звезду.

                                      Оставьте свои координаты,
                                      и мы вышлем Вам презентацию.

                                        Пожалуйста, докажите, что вы человек, выбрав ключ.