Удержать выплаченные авансом отпускные работодатель может только из заработной платы, причитающейся увольняющемуся работнику.
Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Когда работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем.
При этом удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Перечислим случаи, когда задолженность за отгулянный авансом отпуск не удерживается:
- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (ч. 3 и 4 ст. 73 ТК РФ);
- ликвидация организации;
- сокращение численности или штата работников организации;
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
- призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
- смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим;
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.
Отметим, что из буквального толкования данной нормы следует, что удержания из заработной платы работника являются правом, а не обязанностью работодателя и относятся на его усмотрение. Данного подхода придерживаются и представители Минтруда России (Письма от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, от 30.03.2021 N 14-3/ООГ-2784).
Соответственно, руководитель учреждения образования должен принять решение о том, будет он удерживать с увольняющегося работника сумму излишне выплаченных отпускных или нет.
Отметим, что возврат суммы излишне выплаченных отпускных осуществляется работником за вычетом НДФЛ. Сумма НДФЛ с данной части отпускных может быть возвращена налоговому агенту либо зачтена в счет уплаты задолженности, а также в счет будущих платежей. При этом если работник не возвращает излишнюю сумму отпускных, то такие суммы не будут признаваться его доходом, так как с них уже удержан НДФЛ.
Приказ на удержание излишних отпускных
Решение о том, что выплаченные авансом неотработанные отпускные нужно удержать с работника, должно быть оформлено приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Особо отметим, что согласия работника или какого-либо заявления от него в данном случае не требуется.
Данный приказ составляется в произвольной форме. Действующее трудовое законодательство не требует обязательного его составления, но целесообразно издать такой приказ, в том числе для того, чтобы указать причины удержания и их размер.
В приказе нужно отразить:
- данные работника, из заработной платы которого производится удержание;
- расчет суммы удержания — период отпуска, за неотработанные дни которого производится удержание, количество дней отпуска, за которые удерживаются излишне выплаченные отпускные, сумма удержания.
Рекомендуется ознакомить работника с данным приказом под подпись.
Ограничения размера удержаний из заработной платы
В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Таким образом, работодатель не вправе удержать более 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс