Форма и порядок заполнения листа ознакомления с графиком отпусков нормативно не предусмотрены. Можете составить его в произвольной форме, как приложение к графику отпусков или в виде отдельного документа. Если у вас получается несколько отдельных листов, их лучше прошить, оформив журналом (например, чтобы не потерять), или сразу вместо них завести отдельный журнал ознакомления. В листе (журнале) ознакомления рекомендуем указать, на какой год составлен график отпусков, дату утверждения или реквизиты приказа, которым он утвержден (если издавали такой приказ), и включить, в частности, следующие графы:
- Ф.И.О. работника;
- должность и структурное подразделение (при наличии);
- подпись работника;
- дата ознакомления.
Кроме того, удобно предусмотреть в листе (журнале) ознакомления графу для внесения сведений о том, что работник уведомлен о времени начала ежегодного отпуска под подпись.
Можете включить в лист (журнал) ознакомления с графиком отпусков и другие графы при необходимости. Например, можете предусмотреть графу «Примечания». В ней можно делать отметки, в частности, о том, что работник отказался знакомиться с графиком отпусков под подпись.
Установлен ли законом срок ознакомления работников с графиком отпусков
Нет, законом не установлен срок для ознакомления работников с графиком отпусков. Вы можете конкретизировать срок ознакомления с графиком отпусков сами, в частности, в приказе об утверждении графика отпусков или в положении об отпусках с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Рекомендуем это сделать до начала календарного года, на который составлен и утвержден этот график. Ознакомление позже указанного срока может быть расценено контролирующими органами как нарушение и повлечь для вас риски.
Устанавливая такой срок, учитывайте численность ваших работников. Если их много, то не предусматривайте слишком короткий срок, иначе его сложно будет соблюсти. Например, можно указать, что работников нужно ознакомить с графиком отпусков в течение семи рабочих дней после его утверждения. А тех, кто в этот период отсутствует на работе (в частности, по причине отпуска, болезни), — в день выхода на работу.
Что делать, если работник не согласен с графиком отпусков и отказывается ознакомиться с ним под подпись
Законом не урегулировано, как нужно поступить, если работник не согласен с графиком отпусков и отказывается ставить на нем подпись об ознакомлении. В такой ситуации вы не обязаны по требованию работника менять даты его отпуска в графике. Исключение: работник по закону имеет право на отпуск в удобное для него время. В остальных случаях рекомендуем составить акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков. Форма акта произвольная (нормативной нет). Желательно, чтобы его составили минимум трое работников — свидетелей отказа.
Какие возможны риски, если работники не ознакомлены с графиком отпусков
В этом случае у вас возможен, в частности, риск административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ об ознакомлении работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс