Суммы под отчет могут быть выданы следующим лицам (далее — подотчетные лица):
— работникам учреждения;
— физическим лицам, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор (например, исполнителям, подрядчикам) (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859);
— физическим лицам, привлекаемым учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (например, учащимся образовательных учреждений, сопровождающим лицам).
Для справки. Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.
Согласно общим правилам ведения кассовых операций, установленным Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У), основанием для выдачи наличных денег подотчетному лицу является распорядительный документ юридического лица либо письменное заявление подотчетного лица (п. 6.3).
В соответствии с п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается.
Поскольку Инструкция N 157н устанавливает единые требования по ведению бухгалтерского учета непосредственно для организаций бюджетной сферы, таким организациям рекомендуем при выдаче подотчетных сумм иметь оба документа (и письменное заявление подотчетного лица, и распорядительный документ руководителя).
Отметим, что распоряжение руководителя (распорядительный документ), как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (п. 6.3 Указания N 3210-У, Письмо Банка России от 13.10.2017 N 29-1-1-ОЭ/24158).
Начиная с 2017 года из Указания N 3210-У убрали запрет на выдачу подотчетных сумм лицам, имевшим непогашенную задолженность по предыдущим авансам. В то же время в Инструкции N 157н (п. 214) такой запрет сохраняется до сих пор. В связи с этим государственным (муниципальным) учреждениям пренебрегать данной нормой Инструкции, по нашему мнению, не следует.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс