Согласно ст. ст. 22.1 — 22.3 Трудового кодекса работодатель вправе ввести электронный кадровый документооборот (ЭКДО).
Это значит, что работодатель может оформлять и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Для этого нужно получить согласия от работников и предоставить им электронные подписи.
Отметим, переход на электронные документы не является обязательным. Каждый работодатель принимает решение самостоятельно. Для кадрового ЭДО можно бесплатно использовать сервис «Электронный кадровый документооборот» на платформе «Работа в России».
Чиновники отмечают, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным с трудовой деятельностью.
Обратите внимание: есть перечень документов, к которым кадровый ЭДО применить нельзя. К ним относятся:
— трудовые книжки;
— акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
— приказы (распоряжения) об увольнении работника;
— документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Сотрудник может запросить у работодателя необходимые документы, связанные с работой (ст. 22.3 ТК РФ).
Заявление о выдаче документов или их заверенных копий работник может подать:
— в письменной форме;
— электронно через информационную систему работодателя или через цифровую платформу «Работа в России» (в зависимости от того, что используется при кадровом ЭДО);
— по адресу электронной почты работодателя.
Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику запрашиваемые документы не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Документы, связанные с работой, сотруднику предоставляют на бумажном носителе либо электронно: тем способом, каким работник запросил в своем заявлении.
Это может быть:
— копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом;
— электронный документ, в том числе путем его размещения на едином портале «Госуслуги»;
— электронный документ в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем при кадровом ЭДО.
Таким образом, работник вправе в своем заявлении указать способ предоставления ему документов. Если работник запрашивает их на бумаге, то работодатель должен выдать их на бумаге. Они должны быть заверены надлежащим образом.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс