Оформление путевых листов при аренде автомобиля без экипажа
Путевой лист оформляет или формирует собственник либо владелец автомобиля (п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа). По договору аренды транспортного средства без экипажа эксплуатацию (коммерческую и техническую) арендованного автомобиля осуществляет арендатор (ст. ст. 642, 645 ГК РФ). Следовательно, при аренде автомобиля без экипажа составлять путевой лист должен арендатор.
Для учреждений:
Унифицированной формы путевого листа в Перечне нет, поэтому разработайте форму первичного учетного документа самостоятельно, например, взяв за основу формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. При этом обеспечьте наличие всех обязательных реквизитов и утвердите разработанную форму в учетной политике (ч. 2, 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 25, 26 Федерального стандарта N 256н, пп. «г» п. 9 Федерального стандарта N 274н, п. 6 Инструкции N 157н, разд. 1 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета, Письмо Минфина России от 19.09.2019 N 02-07-05/72459).
Заполняют путевой лист по форме, содержащей сведения и обязательные реквизиты и утвержденной в учетной политике организации (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
При заполнении сведений о лице, оформившем путевой лист, арендатору нужно указывать свои реквизиты. В путевом листе арендатор заполняет сведения об арендованном автомобиле и сведения о водителе, а также сведения о виде перевозки и виде сообщения (пп. 2, 3, 4, 5, 6 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в форме электронного документа. Формат электронного путевого листа устанавливает ФНС России (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Как правило, расходы на содержание арендованного автомобиля, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор (ст. 646 ГК РФ).
Арендатор может использовать путевой лист для подтверждения расходов на:
- заработную плату водителей (п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
- ГСМ (Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Оформление путевых листов при аренде автомобиля с экипажем
Путевой лист оформляет организация-арендодатель при аренде автомобиля с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Заполняют путевой лист по форме, содержащей сведения и обязательные реквизиты и утвержденной в учетной политике организации (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Арендодатель при заполнении в путевом листе сведений о лице, оформившем путевой лист, указывает свои реквизиты, а при заполнении сведений о водителе — информацию о своем работнике (пп. 2, 4 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа). При заполнении сведений о транспортном средстве арендодатель указывает данные об автомобиле, переданном им в аренду (пп. 3 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в форме электронного документа. Формат электронного путевого листа устанавливает ФНС России (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может подтверждать расходы на ГСМ и иные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, для целей исчисления налога на прибыль (Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс