Вы можете использовать проверочный лист (Приложение 1 к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20), чтобы оценить, соблюден ли порядок оформления приема на работу каждого вашего работника. Чтобы не распечатывать проверочный лист на каждого работника, вы можете отвечать на вопросы в электронном виде, например, оформив таблицу в программе Excel. Это удобно, чтобы обобщить информацию по всем работникам, выявить несоответствия и затем исправить их.
В таблицу включите перечень вопросов из проверочного листа, в том числе:
- заключен ли с работником письменный (электронный) трудовой договор;
- получен ли работником экземпляр трудового договора, заключенного в письменной форме, и подтверждено ли это его подписью на вашем экземпляре договора;
- отсутствует ли факт заключения с работником договора гражданско-правового характера, фактически регулирующего трудовые отношения между вами и работником;
- ознакомлен ли работник (до подписания трудового договора) под подпись (в электронном виде) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, связанными с его деятельностью, коллективным договором (если есть).
Если на вопрос из проверочного листа ответили «да» — нарушения нет. Если ответили «нет» — есть нарушение и его нужно исправить (как это сделать, расскажем ниже). Проставьте отметку «неприменимо», если требование не распространяется на вас. Например, напротив вопроса N 12 о соблюдении требований по ведению электронного документооборота в сфере трудовых отношений, если у вас такой документооборот не предусмотрен.
Дополнительно можете пройти самопроверку по проверочному листу в онлайн-формате через сервис Роструда «Электронный инспектор» (https://онлайнинспекция.рф/inspector). По вопросам, на которые ответили «нет», вы получите рекомендации по устранению допущенных нарушений и образцы необходимых документов (Методические рекомендации из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ).
Как исправить, если выявили, что работники трудятся у вас без письменного (электронного) трудового договора
Если выявили (отвечая на вопрос N 1 проверочного листа), что не со всеми работниками, которые у вас трудятся, оформлены трудовые договоры в письменном или электронном (если используется электронный документооборот) виде, оформите их. Ведь закон предъявляет жесткие требования к оформлению трудового договора. В частности, он должен быть заключен письменно, обычно в двух экземплярах, с подписями обеих сторон или в электронной форме (ч. 2 ст. 22.1, ч. 1 ст. 22.3, ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Чтобы исправить нарушение и оформить трудовые договоры, рекомендуем следующее: условия договора предусмотрите такие, в которых работник трудится сейчас. Если же за время отсутствия оформленного договора условия работы менялись, рекомендуем сначала отразить первоначальные, а затем оформить их изменение с помощью допсоглашений к договору. Это будет соответствовать положениям ч. 1 — 3 ст. 57, ст. 72 ТК РФ. Но учтите: дополнять договор первоначальными условиями, о которых вы с работником не договаривались при приеме на работу, нельзя. Как, например, условием об испытании, если изначально его не было (исключение — если до начала работы вы оформили об этом письменное (электронное) соглашение), что следует из ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 22.1, ч. 1, 2 ст. 70 ТК РФ.
Дату начала работы укажите ту, когда работник фактически начал исполнять свои обязанности (работать у вас). А дату оформления договора можно указать текущую.
Как исправить, если на вашем экземпляре трудового договора, заключенного в письменной форме, нет подписи работника о получении своего экземпляра
Если на вашем экземпляре трудового договора, заключенного в письменной форме, нет подписи работника о получении им своего экземпляра (вы ответили «нет» на вопрос N 2 проверочного листа), то вы нарушили требование ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Рекомендуем в срочном порядке распечатать, подписать и выдать работнику его экземпляр трудового договора. И главное, попросите его расписаться на экземпляре, который хранится у вас, в подтверждение того, что он получил свой экземпляр трудового договора. Объясните работнику, что ваша просьба обусловлена требованием закона, а именно ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
Если работник откажется поставить подпись, подтверждающую получение им своего экземпляра договора, рекомендуем составить об этом акт. Желательно, чтобы акт составили минимум три работника — свидетеля отказа.
Как исправить, если выявили, что вместо трудового договора заключен договор ГПХ
Если вы обнаружили, что заключили гражданско-правовой договор (например, подряда), который по сути является трудовым (вы ответили «нет» на вопрос N 5 проверочного листа), рассмотрите возможность либо изменения условий такого договора (чтобы исключить признаки трудового договора), либо оформления приема исполнителя договора ГПХ на работу по трудовому договору с учетом ч. 4 ст. 11, ч. 2 ст. 15, абз. 1, 2 ч. 1 ст. 19.1 ТК РФ.
Проверьте все ваши гражданско-правовые договоры, которые могут содержать признаки трудовых отношений (о них рассказывали выше). Также проверьте сопутствующие документы, которые указывают на трудовые отношения. Например, на такие ваши действия: вы регулярно выплачиваете зарплату исполнителю по договору ГПХ в соответствии с Положением об оплате труда, направляли исполнителя на обязательный предварительный медосмотр (например, с учетом ч. 2 ст. 328 ТК РФ).
Как привести содержание приказов о приеме на работу в соответствие с условиями трудовых договоров работников
Если выявили, что содержание приказов о приеме на работу работников (если такие приказы составлялись) не соответствует условиям их трудовых договоров (ответили «нет» на вопрос N 7 проверочного листа), рекомендуем внести изменения в приказы, чтобы исправить нарушение ч. 1 ст. 68 ТК РФ.
Порядок внесения изменений в приказ о приеме на работу законом не определен. Вы можете выбрать один из следующих способов, которые применяют на практике: внести исправления вручную в исходный приказ или переиздать приказ взамен старого, признав старый недействующим. Рекомендуем воспользоваться последним, поскольку приведение содержания приказа в соответствие с трудовым договором, скорее всего, повлечет много изменений и документ станет трудно читать.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс