Уведомить работников необходимо в письменном виде до 31 октября 2020 г. включительно. Способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах (ЛНА) с учетом мнения представительного органа работников (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 5 ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 01.04.2020 N 98-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Уведомление рекомендуем выдавать работникам в двух экземплярах. Один он оставит себе, а второй с подписью вернет работодателю. Наличие у работодателя таких уведомлений снимет риск претензий ГИТ при проверке.
Рекомендуем оформить журнал регистрации и учета уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки для обеспечения учета и контроля за тем, что уведомление направлено всем работникам своевременно и они с ним ознакомились. Утвержденной формы и требований к нему нет. Можно вести его в произвольной форме.
Уведомление должно содержать информацию (ч. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):
- об основных изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности;
- о праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки работодателем или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности (так называемая электронная трудовая книжка);
- о необходимости подать по 31 декабря 2020 г. соответствующее заявление.
Рекомендуем в уведомлении предупредить работника: если до указанной даты не подать заявление, то трудовую книжку вести будет только этот работодатель. При смене места работы новый работодатель не обязан вести трудовую книжку, так как работник не воспользовался правом выбора. Это следует из ч. 2, 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ. Также проинформируйте работников о возможности отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде, даже если первоначально они выбрали бумажный вариант (ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Вместе с уведомлением работодатель может выдать шаблон заявления, чтобы облегчить работникам оформление выбора.
Целесообразно организовать уведомление работников и подачу ими заявлений так, чтобы 31 декабря 2020 г. заявления всех работников были собраны.
Это связано с тем, что для тех работников, кто не подал никакого заявления по эту дату включительно, право на подачу каких-либо заявлений позднее законодательством не предусмотрено (за исключением лиц, указанных в ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
С 1 января 2021 г. подать заявление имеют право только определенные категории лиц, которые не могли реализовать свое право ранее (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). На 31 декабря 2020 г. должны соблюдаться такие условия:
- для лиц, не состоящих в трудовых отношениях, — обязателен трудовой стаж;
- для работников, не исполняющих трудовые обязанности, — сохранено место работы согласно законодательству (например, на период отпуска или временной нетрудоспособности).
Написать заявление они могут только по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
Учтите: приведенный список лиц и условий законодатель оставил открытым.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка {КонсультантПлюс}
