Проверьте, не установлены ли для вашего учреждения дополнительные требования к порядку приема на работу и оформления внутренних документов (например, использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Если они есть, учитывайте их.

При приеме на работу иностранный гражданин должен предъявить вам, в частности (ст. ст. 65, 327.3 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ);
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые (абз. 3 ч. 1 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ).

В указанном случае сформируйте сведения о трудовой деятельности лица, впервые поступающего на работу. Трудовую книжку на него не оформляйте (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ);

• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа (абз. 4 ч. 1 ст. 65 ТК РФ), за исключением некоторых случаев;
• документы воинского учета — только в случаях, установленных федеральными законами, международными договорами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ (ч. 3 ст. 327.3 ТК РФ);
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, если вы принимаете иностранца на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (абз. 6 ч. 1 ст. 65 ТК РФ);
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка представляется при поступлении на работу, к выполнению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом запрещено допускать лиц, имеющих или имевших судимость, подвергающихся или подвергавшихся уголовному преследованию (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК РФ);
• договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории РФ. Данное правило касается временно пребывающих в РФ иностранцев, являющихся высококвалифицированными специалистами.

Полис ДМС иностранца, который будет работать по разрешению на работу или патенту, может быть бумажным или электронным. Проверить, является ли договор (полис) действующим, вы можете по его серии и номеру на официальном сайте страховщика. Обеспечить такую возможность обязан страховщик (пп. 7.1, 7.3 п. 7, п. 7(1) Указаний Банка России от 13.09.2015 N 3793-У).

Предъявлять данный документ не требуется, если вы заключаете с медицинской организацией договор о предоставлении высококвалифицированному специалисту платных медуслуг. Есть и другие подобные случаи, предусмотренные федеральными законами или международными договорами РФ (абз. 2 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ);

• разрешение на работу или патент (за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами РФ) — при приеме на работу временно пребывающего в РФ иностранного гражданина (абз. 3 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ);
• разрешение на временное проживание или разрешение на временное проживание в целях получения образования — если вы принимаете на работу соответствующего временно проживающего в РФ иностранного гражданина. Исключения могут быть предусмотрены федеральными законами или международными договорами РФ (абз. 4 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ);
• вид на жительство — если вы принимаете на работу иностранца, постоянно проживающего в РФ. Исключения могут быть установлены федеральными законами или международными договорами РФ (абз. 5 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ).

С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть предусмотрено, что при заключении трудового договора необходимо представить дополнительные документы (ч. 2 ст. 65 ТК РФ), например справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме на работу по совместительству, если она связана с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ).

Вы не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Какую трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности предъявляет иностранный гражданин

Ведите трудовые книжки в отдельных случаях на каждого работника, проработавшего у вас свыше пяти дней, и формируйте сведения о трудовой деятельности. Работа должна являться для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Данное правило с учетом положений ч. 5 ст. 11 и ч. 1 ст. 327.1 ТК РФ распространяется и на работников-иностранцев.

В соответствии с ч. 1, 2 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка (в случае ее ведения) должна быть установленного образца (формы).

На территории РФ применяются трудовые книжки по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (утратило силу 1 сентября 2021 г.), трудовые книжки ранее установленных образцов, а также трудовая книжка по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Обменивать имеющиеся у работников трудовые книжки на новые не нужно. Если у вас есть бланки старого образца, их можно использовать без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).

Вы не вправе вносить записи в иностранную трудовую книжку.

Если на предыдущем месте работы в РФ в отношении иностранца велась трудовая книжка и он не отказался от ее ведения, но при приеме не смог представить этот документ из-за утраты, повреждения или по другой причине, иностранец может подать вам заявление об оформлении новой трудовой книжки. Не оформляйте ее, если нет такого заявления или иностранец впервые поступает на работу в РФ по трудовому договору (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, ч. 2 — 5, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Если иностранный работник трудоустраивается по трудовому договору не впервые, вместо трудовой книжки или вместе с ней при приеме на работу он может представить сведения о трудовой деятельности, выданные ему работодателем при увольнении с предыдущего места работы (по форме СТД-Р) либо полученные им самостоятельно (по форме СТД-СФР) (ч. 1 ст. 65, ч. 3 — 5 ст. 66.1 ТК РФ, ч. 9 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Приказ Минтруда России от 10.11.2022 N 713н).

Какой документ подтверждает регистрацию иностранца в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Иностранец, являющийся застрахованным лицом согласно п. 1 ст. 7 Закона N 167-ФЗ, обязан предъявить вам при приеме на работу документ, подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 5 ст. 11, абз. 4 ч. 1 ст. 65, ч. 1 ст. 327.1, абз. 1 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ). Таким документом может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п, или по форме, утвержденной Приказом СФР от 23.06.2023 N 1199 (п. 3 ст. 9, ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, ст. 7 Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ).

Если у иностранного гражданина, впервые поступающего на работу, не открыт индивидуальный лицевой счет, подайте необходимые сведения в территориальный орган СФР (ч. 5 ст. 11, ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 327.1 ТК РФ).

Обязательное пенсионное страхование распространяется, в частности, на лиц, работающих по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг), авторским, отдельным лицензионным договорам (абз. 1, 2 п. 1 ст. 7 Закона N 167-ФЗ):

• постоянно или временно проживающих на территории РФ иностранных граждан, за исключением отдельной категории работников;
• временно пребывающих на территории РФ иностранных граждан. Есть исключения (например, высококвалифицированные специалисты (ст. 13.2 Закона N 115-ФЗ)).

Уплачивайте страховые взносы в отношении перечисленных иностранцев в порядке, предусмотренном ст. 22.1 Закона N 167-ФЗ, по тарифам, установленным данным Законом.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Какие документы при приеме на работу представляет соискатель-иностранец (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}