Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись работнику организации

Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись работник организации должен самостоятельно в аккредитованном удостоверяющем центре (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 17.1, п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 18 Закона об электронной подписи).

Если ее нет, вы обязаны компенсировать расходы работника на ее получение (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

В связи с этим рекомендуем заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что работник самостоятельно получает такую подпись в согласованный сторонами срок, а также установить порядок и сроки компенсации работодателем расходов на ее получение.

Если у работника уже есть УКЭП, то он вправе ее использовать, а вы не обязаны компенсировать расходы на ее получение (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Как оформить использование усиленной неквалифицированной электронной подписи работником организации

Для использования усиленной неквалифицированной электронной подписи в соглашении с работником закрепите порядок ее проверки (ч. 4, 5 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Соглашение с работником о проверке подписи не потребуется, если работник получит УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Если у работника возникнут расходы на ее получение (при ее отсутствии), вы обязаны их компенсировать (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

В связи с этим рекомендуем заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что работник самостоятельно получает УНЭП в согласованный сторонами срок, а также установить порядок и сроки компенсации работодателем расходов на ее получение.

Если у работника уже есть УНЭП, то он вправе ее использовать, а вы не обязаны компенсировать расходы на ее получение (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Как оформить использование простой электронной подписи работником организации

Соглашением с работником установите (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):

• правила определения работника по его простой электронной подписи (например, с помощью корпоративной электронной почты, путем создания учетных записей с логином и паролем в системе ЭДО);
• обязанность работника соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи.

Соглашение с работником не потребуется, если вы используете цифровую платформу «Работа в России». В этом случае ключ простой электронной подписи работник должен получить самостоятельно при личной явке за оказанием госуслуг (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}