Как награждают?
Присваивают звания «Лучший работник года», «Заслуженный работник организации», «Лучший в профессии» и т.д., вручают почетные грамоты, награждают ценными подарками, выплачивают премии, размещают фото передовиков на доске почета и даже на сайте компании и т.д.
Вспомним нюансы законодательства, которые работодателю важно учесть при поощрении работников под Новый год, чтобы не получить обидный штраф за свои благодеяния. И разберем отражение фактов применения мер поощрения в трудовых книжках работников.
- Применяемые к работникам меры поощрения должны быть названы в правилах внутреннего трудового распорядка. Это прямо следует из ст. 189 ТК РФ:
«Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».
Если меры поощрения, примененные к работникам, не будут предусмотрены в правилах внутреннего трудового распорядка, то при проверке Гострудинспекцией не исключены претензии.
Еще один момент. В ТК РФ приведен только перечень «стандартных» мер поощрения. Предполагается, что работодатель может его расширить и ввести собственные уникальные способы выражения признательности работникам:
«Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам» (ст. 191 ТК РФ).
Поэтому если какие-то новые меры поощрения на сегодняшний день в данном документе еще не упомянуты, то рекомендуем внести в него изменения. Заодно описать, за какие заслуги применяются те или иные меры поощрения, а также порядок их применения.
Если планируется материальное поощрение работников (награждение ценным подарком), то кадровому работнику, готовящему поправки, рекомендуется согласовывать новые нормы с бухгалтерией, у таких мер могут быть налоговые «последствия». Если подарки планируется вручать не за трудовые заслуги, а просто к праздничным датам или даже не работникам, а их детям (новогодние конфетные подарки), то это уже будет лежать не в рамках трудовых отношений, а в рамках гражданско-правовых (сделка дарения). Такие подарки «порадуют» бухгалтерию уже другими особенностями учета.
Изменения в локальные нормативные акты обычно вносятся в том же порядке, в каком документ принимался. Согласно ст. 190 ТК РФ «правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников». С новой редакцией правил (изменениями в них) работников знакомят под подпись (ст. 22 ТК РФ).
- Если планируете поместить сведения о лучших работниках на доске почета или на сайте компании, не торопитесь и задумайтесь. Учтите, что такие действия могут повлечь нарушение законодательства о защите персональных данных. Распространение персональных данных работника, в том числе его фото, требует письменного согласия работника.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ устанавливает, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (п. 1 ст. 10.1), а оператор обязан в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения соответствующего согласия субъекта персональных данных опубликовать информацию об условиях обработки и о наличии запретов и условий на обработку неограниченным кругом лиц персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (п. 10 ст. 10.1).
- Процедура применения мер поощрения к работникам законом не установлена. Работодатель самостоятельно ее определяет в своих локальных нормативных актах, например в правилах внутреннего трудового распорядка, инструкции по кадровому делопроизводству. Обычно в процедуре присутствуют такие шаги, как подача письменного представления о поощрении работника уполномоченным работником (например, руководителем подразделения, где трудится работник), издание приказа (распоряжения) о поощрении работника, ознакомление работника с данным приказом под подпись, занесение в трудовую книжку сведений о применении меры поощрения в случае, когда вид поощрения это допускает, а трудовая книжка на работника все еще ведется, занесение сведений о поощрении в личную карточку работника, если таковая ведется.
Отметим, что оформляемые документы обычно регистрируются в установленном у работодателя порядке, например в соответствующих журналах регистрации.
Если на работника не ведется трудовая книжка, то ему может быть предложено получить копию приказа о поощрении. Данный документ может пригодиться ему в будущем; например, при трудоустройстве к другому работодателю можно будет подтвердить былые заслуги. Вручение копии приказа о поощрении само по себе может быть приятно работнику. Но здесь есть нюанс — копия приказа выдается на основании письменного заявления работника (ст. 62 ТК РФ).
- Поощрять за одну заслугу сразу двумя мерами поощрения можно!
Например, за лучший результат по продажам в году работник отдела продаж может получить звание лучшего по профессии и ценный подарок.
Нередко присваивают звание «Лучший работник года» и одновременно вручают ценный подарок или премию за комплекс заслуг, а не одну трудовую заслугу. Тем не менее и тут возможно за один перечень заслуг одновременно применить две меры поощрения. Есть законодательный запрет применять за один дисциплинарный проступок две меры взыскания. Но для поощрений такого запрета нет.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс