Применимые нормы: ст. ст. 209, 226 НК РФ
Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Данное правило установлено в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по вопросу о том, должен ли работодатель удержать НДФЛ, если сотрудник подотчетные деньги не вернул.
По рассматриваемому вопросу существует две точки зрения.
Официальной позиции нет.
Есть судебные акты с выводами о том, что сумма подотчетных средств, не возвращенная сотрудником, включается в его доход, с которого организация должна удержать НДФЛ.
В то же время есть судебные акты, согласно которым с подотчетных сумм, не возвращенных работником, НДФЛ удерживать не нужно.
Подробнее см. документы:
Позиция 1. С подотчетных сумм, не возвращенных работником, нужно удержать НДФЛ
Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.01.2023 N Ф09-9642/22 по делу N А60-22592/2022
Суд указал следующее. Неизрасходованные и невозвращенные подотчетные средства, полученные директором, являются доходом физического лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Это объясняется тем, что не представлены документы, которые подтверждают расходование этих денежных средств и их возврат.
Аналогичные выводы содержит
Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17.04.2019 N Ф04-692/2019 по делу N А81-2117/2018
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016 по делу N А66-8581/2015
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу N А45-25321/2012
Суд установил, что сотрудник не отчитался об использовании денежных средств предприятия, при этом данные средства он не возвратил. На этом основании суд пришел к выводу о необходимости обложения указанных сумм НДФЛ.
Аналогичные выводы содержит
Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2014 по делу N А19-2278/2013
Постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009
Суд, установив, что работники не вернули подотчетные средства в кассу организации, пришел к выводу, что данные суммы являются их доходом и облагаются НДФЛ. При этом суд отметил, что расписка, выданная директором, не может служить доказательством возврата подотчетных сумм, поскольку не соответствует требованиям допустимости доказательств, установленным ст. 68 АПК РФ.
Позиция 2. С подотчетных сумм, не возвращенных работником, не нужно удерживать НДФЛ
Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016 по делу N А36-5689/2015
По мнению инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, которые он не израсходовал и не вернул организации, являются доходом физического лица. С него организация должна была удержать и перечислить НДФЛ в бюджет.
Суд указал, что данные суммы не являются доходом работника, так как не переходят в его собственность. В связи с этим у налогового органа отсутствовали правовые основания для предложения организации удержать и перечислить в бюджет спорную сумму НДФЛ.
Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 N ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
Суд указал, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ. При этом неотражение данных сумм в бухгалтерском учете не изменяет их целевого назначения.
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65
По мнению налогового органа, если сотрудник не вернул подотчетные суммы и срок исковой давности на их взыскание истек, денежные средства являются его доходом и облагаются НДФЛ. Суд отклонил данные доводы и указал на возможность добровольного возврата этих средств впоследствии.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс