В книге продаж нужно регистрировать счета-фактуры по всем операциям, по которым у вас возникает обязанность начислить НДС, а также в случае, если вы являетесь налоговым агентом по НДС или применяете освобождение от НДС в соответствии с абз. 1 п. 1 ст. 145, ст. 145.1 НК РФ (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж).

Зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж — это значит перенести данные из него в соответствующие графы книги.

Далее рассмотрим эти вопросы подробнее.

Какие счета-фактуры регистрируют в книге продаж

В книге продаж нужно регистрировать счета-фактуры:

• на отгрузку товаров (работ, услуг) и на полученные авансы;
• которые вы составили как налоговый агент по НДС;
• по товарам (работам, услугам), которые вы передаете для собственных нужд;
• по СМР для собственного потребления;
• при восстановлении НДС, который ранее приняли к вычету;
• корректировочные счета-фактуры, которые вы составили как продавец при увеличении стоимости поставки;
• корректировочные счета-фактуры, которые вам выставили как покупателю при уменьшении стоимости поставки;
• исправленные счета-фактуры;
• счета-фактуры при продаже товаров на экспорт.

Как регистрировать счета-фактуры в книге продаж

При регистрации счетов-фактур данные из них перенесите в соответствующие графы книги продаж.

Счета-фактуры регистрируйте в книге продаж в хронологическом порядке за тот квартал, в котором возникла обязанность начислить или восстановить НДС по операции. При этом не важно, когда вы выставили по ней счет-фактуру и когда его получил покупатель (п. п. 2, 3 Правил ведения книги продаж).

Например, отгрузка была 30 июня, а счет-фактуру по ней продавец выставил 1 июля. Несмотря на то что счет-фактуру он выставил в III квартале, зарегистрировать его он должен в книге продаж за II квартал, так как обязанность начислить НДС с отгрузки возникла именно во II квартале (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Порядок заполнения граф книги продаж отличается в зависимости от того, по какой операции вы регистрируете счет-фактуру.

Например, если вы регистрируете счет-фактуру на отгрузку товара покупателю в России по ставке НДС 10%, то заполняйте графы 1 — 3, 7, 8, 13б, 15, 18 книги продаж (пп. «г» — «е», «к», «л», «с», «у», «ц» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Если вы на УСН и применяете ставку НДС 7%, то при регистрации счета-фактуры на отгрузку товара покупателю в России заполняйте графы 1 — 3, 7, 8, 13б, 15а, 18а книги продаж. При применении ставки НДС 5% в такой ситуации заполняйте графы 1 — 3, 7, 8, 13б, 15б, 18б книги продаж (пп. «г» — «е», «к», «л», «с», «у(1)», «у(2)», «ц(1)», «ц(2)» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Если регистрируете исправленный счет-фактуру, то помимо указанных граф, вам нужно заполнить графу 4 книги продаж (пп. «ж» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Если продаете товары через посредника по агентскому договору от имени агента или по договору комиссии, то вам помимо граф, которые вы заполняете при обычной продаже, нужно заполнить графы 9 и 10 (пп. «м», «н» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Если реализуете товары, подлежащие прослеживаемости, то помимо граф, которые вы заполняете при обычной продаже, нужно заполнить графы 20 — 23 (пп. «ш» — «ю» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как вести книгу продаж (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}