Срок возврата подотчетных сумм
О расходовании полученных сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:
- срока, на который средства выданы;
- времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.
- Пример определения даты возврата подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды
- Деньги выданы 10 января 2025 г. на срок до 17 января 2025 г. включительно. Срок, установленный руководителем для представления авансового отчета, составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета.
- При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 22 января 2025 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 29 января 2025 г.
Оформление возврата подотчетных сумм
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.
Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.
Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа – «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.
Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс