Счет-фактуру вам нужно регистрировать в книге продаж на дату его составления (п. п. 2, 3, 15, 16 Правил ведения книги продаж).

Форма книги продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. До внесения в нее изменений за период начиная с 1 января 2026 г. вы также можете использовать рекомендуемую форму (Письмо ФНС России от 26.12.2025 N СД-4-3/11730@). В ней предусмотрена новая графа 11а, скорректированы расшифровки граф 14, 14а, 17, 17а, 23 и заменен один из показателей, заполняемых ИП. В остальном рекомендуемая форма аналогична утвержденной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Полагаем, что, заполняя книгу продаж по рекомендуемой форме, можно ориентироваться на Правила из Приложения N 5 к этому Постановлению.

Книгу продаж ведите в общем порядке с учетом следующих особенностей (п. 7 Правил ведения книги продаж):

• общие сведения: в графе 2 укажите код «06». Если вы посредник иностранных лиц, не состоящих на налоговом учете в РФ, или продаете конфискованное имущество, то при отгрузке товаров отразите код «01», а при получении аванса — код «02»;
• данные о счете-фактуре: в графе 11 укажите номер и дату платежного документа из строки 5 счета-фактуры.

В рекомендуемой форме книги продаж предусмотрена новая графа 11а. В ней отразите номер и дату счета-фактуры, выставленного при получении оплаты (частичной оплаты). Эти данные можно взять из строки 5б, которой дополнена рекомендуемая форма счета-фактуры (Письмо ФНС России от 26.12.2025 N СД-4-3/11730@);

• данные о стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав):

— в графе 12 укажите данные из строки 7 счета-фактуры, если он был выставлен в иностранной валюте. Если реализация была в рублях, графу не заполняйте;

— в графу 13а перенесите данные из строки «Всего к оплате» графы 9 счета-фактуры. Эту графу заполняйте, только если счет-фактура выставлен в иностранной валюте;

— в графе 13б укажите данные из строки «Всего к оплате» графы 9 счета-фактуры. Графу заполняйте также в случае, если счет-фактура выставлен в иностранной валюте, при этом сумму пересчитайте в рубли;

— в графы 14 и 17 перенесите данные из граф 5 и 8 счета-фактуры соответственно, если в графе 7 счета-фактуры указана ставка НДС 20%, 20/120 или 16,67. Действующая утвержденная форма книги продаж и Правила ее ведения не учитывают изменение ставки НДС с 2026 г. При этом согласно рекомендуемой форме в графах 14 и 17 книги продаж указываются соответствующие показатели по ставке НДС 22%, а в графах 14а и 17а — по ставке 20% или 18% (Письмо ФНС России от 26.12.2025 N СД-4-3/11730@);

— в графах 15 и 18 укажите данные из граф 5 и 8 счета-фактуры соответственно, если в графе 7 счета-фактуры указана ставка НДС 10%, 10/110 или 9,09;

— в графах 15а и 18а отразите данные из граф 5 и 8 счета-фактуры соответственно, если в графе 7 счета-фактуры указана ставка НДС 7% или 7/107;

— в графах 15б и 18б укажите данные из граф 5 и 8 счета-фактуры соответственно, если в графе 7 счета-фактуры указана ставка НДС 5% или 5/105;

— в графу 16 перенесите данные из графы 5 счета-фактуры, если в графе 7 счета-фактуры указана ставка НДС 0%;

— в графы 20 — 22 книги продаж перенесите данные из граф 11, 12, 13 счета-фактуры соответственно. Если этих данных нет, указанные графы книги-продаж не заполняйте;

— в графе 23 отразите стоимость отгруженных по счету-фактуре товаров, подлежащих прослеживаемости, без НДС (в рублях). Сделайте это отдельно по каждому регистрационному номеру партии товара, указанному в соответствующей подстроке графы 20 книги продаж.

Все графы (кроме графы 13а) заполняйте в рублях и копейках (п. 9 Правил ведения книги продаж). Например, если при продаже товаров в качестве посредника иностранной компании вы составили счет-фактуру в иностранной валюте, то в книге продаж укажите данные в рублях по курсу на дату отгрузки (поступления аванса) (п. 3 ст. 153 НК РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Готовое решение: Как налоговому агенту зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок и книге продаж (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}