Обложение просроченной суммы страховыми взносами и НДФЛ, учет этой суммы в составе расходов в целях налогообложения прибыли и отражение операции по списанию в бухгалтерском учете зависят от обстоятельств ее списания (в частности, от причины списания). Наиболее распространенными причинами списания задолженности являются:
- добровольный отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга работнику;
- отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
- отсутствие имущества, на которое можно было бы обратить взыскание;
- истечение срока исковой давности.
Страховые взносы на подотчетные суммы
Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 30.04.2025 N 03-15-06/44169, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).
Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):
- на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);
- на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.
НДФЛ с подотчетных сумм
НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника (использованы в личных целях). Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 14.08.2025 N 03-03-06/1/79115, от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@).
Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):
- дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);
- дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга). Аналогичный вывод в отношении прощения долга банком сделан в Письме ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу.
Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Если нет возможности удержать НДФЛ до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом (например, работник уже уволился), организация должна в срок не позднее 25 февраля года, также следующего за истекшим периодом, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Налог на прибыль при списании подотчетных сумм
В налоговом учете можно признать задолженность безнадежной и списать ее в состав внереализационных расходов, только если списание происходит по основаниям, предусмотренным п. 2 ст. 266 НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В частности, можно учесть в составе расходов:
- задолженность, по которой есть постановление пристава-исполнителя о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием у должника имущества (Письма Минфина России от 09.02.2017 N 03-03-06/1/7131, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66459);
- задолженность, по которой истек срок исковой давности. По мнению Минфина России, для этого случая применяется общий срок исковой давности — три года (Письмо от 08.08.2012 N 03-03-07/37).
Нельзя учесть в составе расходов задолженность, если, например:
- организация добровольно отказалась удерживать (взыскивать) ее (в том числе путем прощения долга подотчетному лицу) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод в отношении убытков, полученных при прощении долга, сделан в Письмах ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@, Минфина России от 13.02.2025 N 03-03-06/1/13152, от 14.10.2024 N 03-03-05/99153, от 14.03.2023 N 03-03-06/1/21456. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу;
- во взыскании отказано судом (Письмо Минфина России от 22.07.2016 N 03-03-06/1/42962).
Задолженность по подотчетным суммам, признанную безнадежной, включают в расходы при определении налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письма Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 06.04.2016 N 03-03-06/2/19410).
Взносы, начисленные на сумму задолженности, можно учесть в целях налогообложения прибыли в любом случае — вне зависимости от того, учтена ли в целях налогообложения сама списанная задолженность (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 25.08.2023 N 03-03-06/1/81210, от 05.02.2018 N 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 N 03-03-06/1/40670).
Обратите внимание: в налоговом учете резерв по задолженности подотчетного лица создать нельзя, так как она не подпадает под определение сомнительной задолженности (п. 1 ст. 266 НК РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс