Товарную накладную по унифицированной форме N ТОРГ-12 оформляют, когда нужно отгрузить со склада товары, продукцию и иные подобные материальные ценности, при условии, что в учетной политике организации эта форма утверждена в качестве формы первичной учетной документации (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
На основе Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций можно дать определение товарной накладной.
Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 — это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи (отпуска) ТМЦ (товарно-материальные ценности: сырье, материалы, товары, продукция) сторонней организации. Под отгрузкой (отпуском) ТМЦ понимают не только их передачу покупателю при продаже. Товарную накладную также можно использовать в других случаях, например:
- передачи ТМЦ комиссионеру для последующей реализации;
- передачи ТМЦ безвозмездно.
Товарную накладную не используют для оформления продажи (передачи) основных средств, финансовых вложений и прочего имущества, не относящегося к ТМЦ.
Какой документ оформить при передаче имущества: акт приема-передачи или накладную по форме N ТОРГ-12
Какой документ оформлять при передаче имущества, вы решаете самостоятельно.
Для того чтобы иметь возможность применять тот или иной первичный документ, его форму вам нужно будет закрепить в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
Кроме того, в учетной политике вы можете установить случаи применения тех или иных документов. Тогда при выборе между товарной накладной и актом приема-передачи нужно будет руководствоваться учетной политикой.
Обычно товарную накладную по форме N ТОРГ-12 используют при передаче ТМЦ (купле-продаже, мене, дарении и др.) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций).
Из правила есть исключение: при продаже объектов недвижимости, пусть даже и учтенных в составе товаров или готовой продукции, товарную накладную не составляют. Передачу недвижимости, как правило, подтверждают передаточным актом (п. 1 ст. 556 ГК РФ).
Передачу имущества в аренду, а также продажу (мену, дарение, передачу на комиссию и др.) иных активов, не относящихся к ТМЦ, обычно оформляют актом приема-передачи.
В каких случаях составляют товарную накладную (форма N ТОРГ-12), а в каких — товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т) при отгрузке товаров
При отгрузке товаров, как правило, оформляют товарную накладную.
Товарно-транспортную накладную (ТТН) организации обязаны составлять в одном случае — при отгрузке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ). ТТН в этом случае подтверждает легальность производства и оборота указанной продукции и нужна независимо от оформления отгрузочных документов, в том числе товарной накладной.
Чтобы не дублировать одни и те же данные в различных документах (в товарной накладной и в товарном разделе товарно-транспортной накладной), организация при отгрузке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции может применять только форму N 1-Т, утвердив ее в учетной политике в качестве первичного учетного документа, подтверждающего отгрузку (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
В остальных случаях не рекомендуем применять ТТН в качестве отгрузочного документа — в ней есть «лишний» транспортный раздел, который в настоящее время полностью дублируется обязательной к применению транспортной накладной.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс