Нередко работодатели в день рождения работника предоставляют ему выходной. Кто-то — как отпуск без сохранения зарплаты по заявлению работника, а кто-то — как оплачиваемый выходной день либо в ином формате.

Табелирование такого дня зависит от того, какой статус ему придает работодатель. В идеальной ситуации статус такого дня определяется в локальном нормативном акте работодателя (далее — ЛНА).

У работодателя могут быть установлены разные статусы такого выходного дня, назовем самые популярные и прокомментируем их.

— Часто в ЛНА устанавливается, что работник в свой день рождения вправе взять однодневный отпуск без сохранения заработной платы.

— Бывает, что в ЛНА предусмотрено, что в день рождения работник может получить «выходной день без сохранения зарплаты».

— Встречаются следующие варианты статуса: «выходной день с сохранением среднего заработка» или «дополнительный оплачиваемый выходной день».

— И последний из популярных — однодневный «дополнительный оплачиваемый отпуск», предоставляемый в день рождения.

В зависимости от статуса дня могут отличаться отметки в табеле.

Если вы сейчас обнаружили, что данный день у вас никак не обозначен в ЛНА, и собираетесь внести в документы сведения о нем, то хотим вас предупредить о некоторых важных нюансах.

— Если выходной вы будете предоставлять работникам «за свой счет», то он не должен быть обязательным и принудительным, поскольку при таком отдыхе работник теряет в зарплате, а проверяющие могут истолковать это как ухудшение положения работника по сравнению с установленным законом, поэтому в ЛНА лучше написать, что работник вправе (а не обязан) в свой день рождения взять отпуск или выходной день без сохранения зарплаты, подав работодателю соответствующее заявление.

— Если в день рождения планируется предоставлять оплачиваемый выходной, то тоже может быть установлено, что он предоставляется по желанию работника.

— Предоставлять в день рождения «дополнительный оплачиваемый отпуск» мы не советуем. Обозначение такого дня отдыха как оплачиваемого отпуска будет требовать соблюдения норм, касающихся отпусков, например нормы об оплате его за три дня. Также наверняка придется «отделять» данный дополнительный отпуск от основного оплачиваемого отпуска, а это уже будет означать разделение отпуска на части, что требует отдельного соглашения сторон.

— Рекомендуем в ЛНА решить вопрос о перенесении дня отдыха при совпадении дня рождения с нерабочим праздничным или выходным днем.

— Вопрос об обозначении данного дня в табеле также может быть решен в ЛНА работодателя.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 были утверждены унифицированные формы табеля:

— Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12);

— Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Требование об обязательности применения унифицированных форм документов отменено с 1 января 2013 г. Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов теперь определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Работодатели вправе разработать свои формы табелей, однако именно утвержденные Госкомстатом формы и порядок их заполнения «прижились» в кадровой практике, были приняты большинством работодателей и утверждены «для себя». Поэтому мы исходим из этих правил.

Условные обозначения для учета отработанного и неотработанного времени были представлены на титульном листе формы N Т-12 и получили широкое распространение. Если работодатель принял для себя те же формы и обозначения, то он может их использовать.

Например, если выходной день предоставляется как однодневный отпуск без сохранения зарплаты, он может обозначаться в табеле стандартным обозначением, используемым кадровиками для таких отпусков, — «ДО» или «16».

Если выходной день в ЛНА определен не как отпуск, а именно как дополнительный выходной день без сохранения зарплаты, то он может отмечаться кодом «НВ» или «28».

Если выходной день в локальном нормативном акте определен как дополнительный оплачиваемый выходной день, то он может отмечаться кодом «ОВ» или «27».

В редких случаях оплачиваемый выходной день, предоставляемый в день рождения, называют «дополнительный оплачиваемый отпуск» и отмечают кодом «ОД» или «10».

Все эти отметки были предусмотрены Госкомстатом.

Но работодатель может установить и свое собственное обозначение, например «ДР».

Как правильно ввести свой новый код для табеля?

Отчасти это зависит от того, как изначально были утверждены остальные коды. Возможны варианты:

— работодатель мог утвердить «для себя» отдельно приказом форму табеля N Т-13 (в рамках альбома унифицированных форм), а отдельно — коды (например, в ЛНА о внутреннем делопроизводстве);

— работодатель мог утвердить приказом форму Т-12 «для себя», на титульном листе которой коды уже были определены.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Статья: Как отмечать в табеле выходной день, предоставляемый на день рождения работника? (Кожевникова С.Н.) («Кадровик-практик», 2023, N 4) {КонсультантПлюс}