Путевые листы являются необходимым документом для организаций и предпринимателей, которые пользуются в своей деятельности транспортными средствами. На это указано в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта <1>.
<1> Утвержден Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ.
Кроме того, путевые листы имеют большое значение и в части налогообложения. Необходимо соблюдать порядок их оформления, в частности учесть, что с 01.03.2023 этот порядок установлен новым документом — Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.
В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство.
Согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ при расчете базы по налогу на прибыль учитываются расходы на приобретение топлива. Учет таких расходов производится на основании документов на его приобретение. В то же время в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ данные расходы должны быть осуществлены в рамках конкретной деятельности налогоплательщика и с использованием имеющихся в его распоряжении транспортных средств <2>.
<2> См. Письма Минфина России от 24.10.2022 N 03-03-07/102628, от 03.02.2022 N 03-04-09/7317.
Для проверки соблюдения названных рамок налоговые органы могут взять сведения из путевого листа о показаниях одометра транспортного средства. Для этого они определяют расчетную величину топлива, которое должно было быть израсходовано, и сравнивают ее с фактическим показателем. Существенное расхождение налогоплательщик обязан пояснить.
В Письме ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848 указано: если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и надлежащим образом отражено в поле «Показания спидометра» <3> соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) фиксирующими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром (одометром).
<3> В настоящее время — показания одометра.
В данных документах должны присутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Факт начала использования прибора после ремонта также требует документирования с отражением начального значения показателя одометра.
По нашему мнению, затраты на приобретение топлива для автотранспорта правильнее учитывать на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта. Минфин России в Письме от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097 указывает, что нормирование таких расходов НК РФ не предусмотрено.
А в Письме от 23.03.2021 N 03-03-07/20599 данное ведомство подтверждает, что расходы на топливо можно учесть именно на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Финансисты отмечают, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», действовавшим на момент издания Письма.
Иначе говоря, с 01.03.2023 в тех же целях необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными уже Приказом Минтранса России N 390.
Но обозначенные расходы должны быть экономически обоснованны, указывают финансисты. В этих целях они рекомендуют использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» <4>. Для данного расчета снимаются показания одометра, которые отражаются в путевом листе.
<4> Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Если нет путевого листа, то налоговики могут оспорить и правомерность предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС.
Но именно налоговики должны доказать факт необоснованности фактических расходов на топливо. Если им это не удастся, то в качестве обоснованной признается именно фактическая величина расхода топлива, определенная на основании документов, полученных от поставщиков, чеков АЗС и т.п. На это указывают арбитражные судьи в своих решениях (Постановления АС ПО от 02.08.2022 N Ф06-20689/2022 по делу N А57-17010/2021, АС ПО от 05.06.2018 N Ф06-32863/2018 по делу N А12-26817/2017, ФАС ЦО от 24.03.2014 по делу N А62-1544/2013).
Важность путевого листа может заключаться в том, что при его отсутствии налоговые органы могут расценить поездку на служебном автомобиле как не связанную с производственной деятельностью предприятия или с перевозками. Иное придется доказывать, предъявляя какие-либо другие документы, но налогоплательщику придется трудно: в таких случаях его часто не поддерживают и в суде <5> (Определение ВС РФ от 22.12.2017 N 306-КГ17-18710 по делу N А12-61801/2016, Постановления АС ВВО от 01.12.2022 N Ф01-7014/2022 по делу N А17-3935/2021, от 25.08.2016 N Ф01-3304/2016 по делу N А38-3142/2015, АС ДВО от 13.12.2018 N Ф03-5303/2018 по делу N А04-1346/2018 <6>, АС ЗСО от 15.04.2022 N Ф04-1065/2022 по делу N А45-344/2021, АС СКО от 12.08.2019 N Ф08-6893/2019 по делу N А63-7593/2018).
<5> Впрочем, в Постановлении АС ДВО от 15.07.2019 N Ф03-1736/2019 по делу N А16-2538/2017 судьи обязали налоговиков при отсутствии путевых листов рассчитать размер соответствующих налоговых обязательств налогоплательщика расчетным путем, то есть с учетом других документов.
<6> Определением ВС РФ от 27.03.2019 N 303-ЭС19-2398 отказано в передаче данного дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс